Schrijftips Archives - Pagina 5 van 9

Hoe bied jij een offerte aan?

10 oktober 2019 door Consonante

De informatie over tekststrategie bij het aanbieden van een offerte is verplaatst naar de kennisportal op de website van Stichting Sterke Teksten.

Kanaalkeuze (2D) hangt samen met je gedragsdoel (1C)

Welk middel of kanaal je kiest in STAP 2D om de kernboodschap bij je lezer of toehoorder te laten landen, hangt nauw samen met het gedragsdoel dat je voor ogen hebt. Realiseer je bovendien, dat het onmogelijk is een tekst te schrijven als je niet hebt bepaald op welke manier de tekst bij de lezer terecht komt. Dát is de keuze die je in deze stap maakt.

Effectief communiceren vraagt om lef

Durf keuzes te maken in de enorme hoeveelheid communicatiemiddelen en -kanalen die je tot je beschikking hebt. Houd niet als vanzelfsprekend vast aan een traditie. Effectief communiceren vraagt om lef. Lef om af te wijken van het gebruikelijke. Elke keuze die je in het TVF maakt tijdens de tekstvoorbereiding, betekent per definitie dat je een aantal alternatieven niet gebruikt.

Confrontatie met je eigen teksten

8 oktober 2019 door Consonante

Elke training of workshop tekststrategie start met de belofte van tekststrategie:

“Tekststrategie laat je ontdekken waarom een tekst niet effectief is. Je leert ook hoe je dat probleem oplost en voorkomt.”

Gewapend met nieuwe inzichten beoordelen de cursisten vervolgens een eigen tekst. Dat is soms behoorlijk schrikken.

In september 2019 schreef een cursist dit in de evaluatie:

“Toen we aan de slag gingen met een tekst van ons team, schrok ik behoorlijk. Nu ik de tekst vanuit een andere invalshoek bekijk, zie ik ineens hoe slecht die tekst eigenlijk is. Erg confronterend en super nuttig. Ik weet nu ook hoe het beter kan.”

Durf jij de confrontatie aan?

Ben je zelfstandig professional en wil je je teksten versterken? Durf jij de confrontatie met je eigen teksten aan?

Ben je op zoek naar een geschikte training om de (standaard)teksten van jouw organisatie/team eens kritisch onder de loep te nemen? Ga zelf of stuur een ‘verkenner’ naar een Workshop Tekststrategie om te bepalen of tekststrategie waarde heeft voor meer medewerkers.

Schuif aan bij een Introductie Tekststrategie

Introductie Tekststrategie

Bekijk een volledig uitgewerkt voorbeeld

Confrontatie met eigen teksten

Stel, dat het team van LTR een Training Tekststrategie boekt en mij hun recente ‘Bewonersbrief’ (zie verderop in dit bericht) toestuurt als input voor de training. Als cursisten begrijpen zij al snel, dat het bij de beoordeling en verbetering van hun brief geen zin heeft om slechts een beetje te ‘poetsen aan de buitenkant‘.

Ze ontdekken tijdens de training, dat je de ontvanger ‘blij‘ maakt door direct een helder antwoord te geven op zijn belangrijkste ‘lezersvragen‘:

waar gaat dit over
waarom krijg ik deze brief

Stel je nu eens voor, dat jij in het team van LTR zit. Welke feedback geef jij op de ‘Bewonersbrief’? Wat is de kernboodschap van de ‘Bewonersbrief’? Wat moet de lezer doen?

Bewonersbrief

Geachte heer/mevrouw,

Palma Fictie BV, produceert in opdracht van LTR het vierde seizoen van de televisieserie ‘Familie Streep’. Middels deze weg wil ik u informeren over filmopnamen welke wij zullen gaan maken in uw buurt op verschillende plekken buiten zoals de Hertengracht, Bakkersgracht, Tweede Bakkersdwarsstraat te Amsterdam op onderstaande dag en tijd.

Woensdag 14 februari 07.30 – 21.30 uur

In overleg met diverse bewoners is er besloten om ons parkeerplan te herzien, deze is dan ook aangepast voor bovenstaande dag. Onze holding is in de Oude Bakkersstraat. De opnames zullen op straat plaatsvinden. Ons wagenpark staat bij het Vensterplein. Ter bevordering van deze opname zal er door de gemeente Amsterdam tijdelijke parkeerverboden geplaatst worden aan de en Vensterplein.

Met betrekking tot de opnamen: Mochten er bijzonderheden zijn wat invloed kan hebben op de opnames of van belang kan zijn voor de producent dan horen wij dat graag. Mocht u nog verdere vragen of opmerkingen hebben bel of mailt u mij dan gerust.
Ik reageer het snelst per e-mail.

Ik hoop dat ik u met deze brief voldoende heb geïnformeerd.

Met vriendelijke groet,

Locatiemanager Palma Fictie

Mijn feedback en een nieuwe versie

Elke cursist tekststrategie begrijpt, dat ‘poetsen aan de buitenkant’ niet helpt om deze belabberd geformuleerde ‘Bewonersbrief’ te verbeteren. Daar is meer voor nodig. Dat vraagt om een grondige aanpak. Dat vraagt om de Drie Denkstappen van tekststrategie.

We verspillen liever geen tijd aan oppoetsen van de formulering. Toch een paar opmerkingen:

Middels deze weg wil ik u informeren over…
In deze brief ontvangt u informatie over…
…filmopnamen welke wij zullen gaan maken in uw buurt…
…filmopnamen in uw buurt…
tweede alinea: er, ons, deze, onze, zullen, ons, zal….
(herschrijven? waar moeten we beginnen?)
Mochten er bijzonderheden zijn wat invloed kan hebben op de opnames of…
(waar heb jij leren schrijven?)

Schuiven en schrappen is zinloos.

Nieuwe versie via tekststrategie

Een nieuwe versie van de ‘Bewonersbrief’ komt in beeld als we de Drie Denkstappen van tekststrategie volgen. In welke volgorde je STAP 1 en 2 invult, dat bepaal je helemaal zelf.

In STAP 1 leggen we als zender onze doelen vast. We schetsen in STAP 2 een beeld van de ‘ideale lezer’ en kiezen de kernboodschap en een ‘creatieve kapstok’ voor die boodschap. Maak je geen heldere keuzes, dan krijg je geen effectieve tekst. De lezer blijft dan in verwarring achter.

STAP 1A, wat moet de lezer weten?

Palma heeft filmopnamen gepland in mijn buurt.
De filmopnamen zijn op woensdag 14 februari tussen 07.30 uur en 21.30 uur.
Die dag geldt een pakeerverbod op het Vensterplein.

STAP 2B, wat moet de lezer in ieder geval onthouden?

Op woensdag 14/2 kan ik in verband met filmopnamen van LTR niet parkeren op het Vensterplein.

STAP 1B, welk gevoel moet de brief oproepen bij de lezer?

acceptatie

STAP 2C, op welke manier breng ik de boodschap?

Om het houdingsdoel ‘acceptatie’ te bereiken, kies ik voor humor via een herkenbaar plaatje, passend bij een element van de kernboodschap en passend bij de afzender.

STAP 2A, wie hebben we voor ogen als ‘ideale lezer’?

hij weet niet dat er filmopnamen plaatsvinden op 14/2
hij wil geen last hebben van filmopnamen
de details van de filmopnamen vindt hij niet interessant
hij vindt het belangrijk zijn auto te kunnen parkeren in zijn woonomgeving
hij kan een Nederlandstalige brief lezen
hij kan een e-mail versturen

STAP 1C, wat moet de lezer doen/laten, als reactie op de brief?

primair gedragsdoel: op 14/2 de eigen auto niet parkeren op het Vensterplein
secundair gedragsdoel: eventuele reactie/vraag mailen

STAP 2D, welk middel & kanaal zet ik in?

Palma Fictie kiest ervoor huis-aan-huis een gedrukte brief in de brievenbus te doen.

STAP 3A, welke vragen heeft de ‘ideale lezer’ in zijn hoofd?

Waar gaat dit over?
Waarom krijg ik deze brief?
Bij wie kan ik terecht met een reactie?

STAP 3B &3C, het eindproduct, de ‘bewonersbrief’

Worstel niet langer met teksten. Stop de eindeloze discussies over woorden en zinnen. Kies voor tekststrategie.

Doe mij maar een voorstel

Zorgsector, ICT & teksten

7 oktober 2019 door Consonante

De belofte van tekststrategie is, dat je vanuit een andere invalshoek leert kijken naar je eigen teksten en naar de teksten van anderen. Zo leer je effectiever schrijven, presenteren en communiceren. Dit zorgt voor een enorme tijdwinst voor jou en de lezers van jouw teksten. Versie 3, versie 4, versie 5… Dat behoort tot het verleden.

Communicatie in de zorg vraagt regelmatig om kennis van de ICT én aandacht voor de patiënt.

In deze blog laat ik je zien wat onlangs gebeurde met een tekst tijdens een Training Tekststrategie voor een team ICT’ers van een zorginstelling.

STAP 2A van de methode voor tekststrategie ‘Drie Denkstappen’ betreft de keuze die jij als schrijver maakt voor de ‘ideale lezer‘. Het gaat hierbij om durven kiezen voor een specifieke lezer. Voor wie is jouw tekst bedoeld? Doe je dat niet en schrijf je één tekst voor twee of meer verschillende lezers, dan neemt het effect gegarandeerd af.
–

Vraag de tool aan

–

Installatie van ZorgNU-software

In het voorbeeld hieronder over ZorgNU-software (fictieve naam) zie je een paragraaf uit een advies van de afdeling MICT aan de zorgmanager. Let op de titel van deze paragraaf. Een lezer verwacht iets te lezen over architectuurprincipes. Toch?

Voorbeeld (121 woorden): Architectuur principes

Bij de installatie van de ZorgNU software blijkt dat er een complete SQL server / database lokaal geïnstalleerd wordt. Dit is voor ICT niet wenselijk in verband met de doelstelling om geen data lokaal op werkstations op te slaan. Dit heeft te maken met het feit, dat er geen automatische backups worden gemaakt van werkstations.

De voorkeur van ICT is dat de database op een aparte (gedeelde) server geïnstalleerd wordt. Deze server wordt dan dagelijks gebackupped en gemonitord door de beheerders van ICT. In de pilot fase is de ZorgNU software op een Special Client (SC) geïnstalleerd. Dit heeft niet de voorkeur. Bij voorkeur wordt de software op een Medium Client (MC) beschikbaar gemaakt. Hiervoor zal deze echter gevirtualiseerd moeten worden.

Beoordeling op basis van tekststrategie

Het rapport is bedoeld – zo vertellen de cursisten van de Afdeling MICT – voor de zorgmanager die antwoord wil op zijn vragen over de software ZorgNU.

Kijk je alleen naar de ‘buitenkant’ van de tekst, dan verspil je je tijd aan verbetering van spelfouten (o.a. gebackupped) en eliminatie van passieve constructies (7x). Dit levert geen wezenlijke verbetering op van de effectiviteit van de tekst. Poetsen aan de buitenkant is zinloos.

Kijk liever naar deze tekst vanuit de positie van de zorgmanager. Op welke ‘lezersvragen‘ geeft bovenstaande tekst antwoord? Zijn dat vragen van een zorgmanager die advies verwacht van ICT over het gebruik van de software ZorgNu? Is de zorgmanager geïnteresseerd in ‘architectuur principes’ of in de technische details van data-opslag?

Eén tekst voor iedereen, lekker makkelijk

Alhoewel de tekst in principe niet voor betrokken ICT’ers bedoeld is, krijgen zij die toch in hun mailbox. Dat lijkt lekker makkelijk, alle informatie voor iedereen in één tekst. De lezer moet zelf maar uitzoeken wat voor hem bedoeld is. Bij deze paragraaf verwacht de ICT’er antwoord op de vraag ‘Wat zijn de architectuurprincipes’? Wel een beetje vreemd. Je mag verwachten dat de ICT’er die principes kent.

Hoe dan ook, we kijken toch even naar de inhoud van deze paragraaf. In de tweede zin zit één principe verstopt: geen data op lokale werkstations. De rest van de tekst brengt geen ‘architectuur principes’ in beeld, maar bevat technische suggesties (3 x ‘voorkeur’) die samen een advies lijken te vormen. Er staat verder iets over ‘backups’, ‘clients’ en een ‘pilot’, waar geen enkele lezer blij van wordt. Met een gevoel van verwarring of ergernis schuift de lezer het stuk waarschijnlijk ter zijde.

Principes van tekststrategie

Een beoordeling zoals hierboven is een onderdeel van de Training Tekststrategie. Een team levert vooraf een eigen tekst aan als input voor de training. De cursisten maken kennis met de principes van tekststrategie. Met die kennis bewapend beoordelen ze vervolgens hun eigen tekst. Het wordt dan snel duidelijk op welke punten de tekst faalt. In dit voorbeeld is de belangrijkste conclusie van de cursisten, dat het één tekst is voor drie totaal verschillende lezersgroepen. Dat werkt niet.

Verbeteren is dan geen kwestie van ‘poetsen aan de buitenkant‘. Toepassing van de ‘Drie Denkstappen’ van tekststrategie leidt al snel tot een nieuwe tekst voor de zorgmanager.

Bij STAP 2A stel je bijvoorbeeld vast, dat de ‘ideale lezer’ geen interesse heeft in technische details. Deze lezer wil ZorgNU software in gebruik nemen op de afdeling. De ‘architectuur principes’ zijn voor de lezer hooguit van belang om het advies van ICT te accepteren. Zelfs dat is nog twijfelachtig. Deze hele paragraaf lijkt dus overbodig. De zorgmanager vindt vooral een dagelijkse backup belangrijk.

Nieuwe versie van de tekst (15 woorden)

De beoordelen en analyse via tekststrategie leidt tot een totaal andere tekst van 15 woorden, slechts 12% van het aantal woorden in de oorspronkelijke tekst.

Dagelijkse backups

ICT installeert de ZorgNU software conform de organisatiebrede architectuurprincipes. Deze aanpak garandeert een dagelijkse back-up.

–

Advies voor jouw team

Is er binnen jouw team sprake van (standaard)teksten, waar de lezers niet blij van worden?

Ga niet zitten prutsen en ruziën over de ‘buitenkant’ van de tekst. Stel elkaar de juiste vragen. Hanteer de denkstappen van tekststrategie. Gebruik het TVF (tekstvoorbereidingsformulier) en produceer een nieuwe tekst. In veel gevallen leidt dat tot twee of drie veel kortere teksten waar twee of drie totaal verschillende lezers blij van worden. Ervaar het zelf tijdens een Training Tekststrategie met jouw team.

Offerte aanvragen

Hevig verlangen naar jou

30 september 2019 door Consonante

Een prachtige liefdesbrief, wanneer schrijven we die nog? Heb jij er ooit een ontvangen? Werd je daar blij van? Had je het gevoel, dat die brief echt voor jou alleen bedoeld was? Bereikte de schrijver zijn of haar doel?

Tekststrategie voor liefdesbrieven

Tekststrategie voor jouw passie

Wat heeft een liefdesbrief nou te maken met tekststrategie? Meer dan je denkt. Bij een liefdesbrief is het voor jou als schrijver zonneklaar welk gevoel je op wilt roepen bij je lezer: een hevig verlangen naar jou. Vanuit die bewuste keuze kies je de boodschap en kom je tot een creatieve invalshoek, waarmee je de juiste snaar raakt.

Je weet als schrijver tot in detail wie jouw lezer is. Je houdt in je tekst tot in detail rekening met wat jouw lezer weet, vindt, kan en wil. Kortom, zonder dat je het weet, pas je tekststrategie toe.

Wie zich verdiept in tekststrategie, herkent onmiddellijk in STAP 1B (houdingsdoel), STAP 2A (ideale lezer), STAP 2B (kernboodschap) en 2C (creatieve kapstok) de gestructureerde tekstvoorbereiding van de methode Drie Denkstappen naar Sterke Teksten.

Je lezer verlangt naar jouw aanbod

Ook jouw professionele teksten scoren beter bij je lezer of toehoorder als je bewust vooraf keuzes maakt. Hoe je structureel de ‘productspecificaties’ voor je tekst vastlegt, leer je tijdens een Training Tekststrategie. Zet de eerste stap om jouw lezer het gevoel te geven, dat je hem begrijpt en waardeert. Zorg dat hij hevig verlangt naar jouw aanbod…

Doe mij een voorstel

WAT, HOE & WAAROM

23 september 2019 door Consonante

De kernboodschap van je tekst

De kernboodschap (Stap 2B) is datgene wat moet ‘blijven hangen tussen de oren’ van je lezer als hij of zij de tekst niet meer onder ogen heeft. De kernboodschap is datgene wat de lezer aan een ander vertelt, die vraagt wat er in de tekst staat. De kernboodschap is ‘achteraf’ de samenvatting van je tekst. De kernboodschap leg je tijdens de tekstvoorbereiding vast in STAP 2B, in maximaal 30 woorden.

Realiseer je goed dat het voor je lezer onmogelijk is de boodschap uit de tekst te halen, als jij niet in staat bent die vooraf te formuleren…

In de e-learning ga je hiermee actief aan de slag.

Durf keuzes te maken en leg die vast in de verschillende deelstappen van STAP 2 op het TVF. Maak je geen duidelijke keuzes in deze fase, dan komt je tekst uiteindelijk bij niemand sterk over. Je maakt in deze stap dus de keuze voor de ‘kernboodschap’. Welke elementen stel jij vooraf vast als de belangrijkste voor de tekst? Als jou dat niet lukt als schrijver, hoe kan je dan verwachten dat je lezer die kern wél uit de tekst haalt?

In het boek ‘Tekststrategie’ vind je uitleg en voorbeelden van kernboodschappen.

Bekijk het boek Tekststrategie

TVF aanvragen

Stel, je bent op een netwerkbijeenkomst. Je krijgt 30 seconden op het podium om iets te delen met de aanwezigen. Wat is jouw kernboodschap en welke woorden kies je daarvoor?

Voorbeeld pitch in de zorg

WAT- en HOE-boodschappen

Veel mensen kiezen in zo’n situatie voor een WAT-boodschap als kernboodschap. Ze vertellen wat hun naam is, waar ze werken, wat hun taken zijn, aan welke projecten ze meewerken. “Ik ben Loes, ik werk in mijn eigen bedrijf als boekhouder. Ik maak jaarrekeningen, doe btw-aangiften en bedrijfsadministraties.”

Leuk om te weten, Loes, maar deze boodschap zet niemand in beweging, maakt niemand nieuwsgierig. Boekhouders zijn er zoveel…

Loes kan ook kiezen voor een HOE-boodschap als kernboodschap. Ze zegt: “Ik ben zeer ervaren, betrouwbaar, sociaal en flexibel. Ik ben goed met cijfers. Kwaliteit en service zijn belangrijk voor mij.”
Dat geloof ik graag, Loes, maar dit zégt elke boekhouder en dit géldt ook voor de meeste boekhouders. Ook met deze boodschap krijg je niemand in beweging. Kijk nu nog eens naar je ‘summary’ op je LinkedIN-profiel. Is dat een WAT- of HOE-boodschap? Haal die maar weg. Daar win je de oorlog niet mee.

Breng jouw WAAROM-boodschap voor het voetlicht

De feiten uit de WAT-boodschap zijn in eerste instantie voor een ander niet interessant. De kwalificaties uit de HOE-boodschap hebben geen toegevoegde waarde. Zij gelden net zo goed voor je concurrenten en collega’s. Bovendien kan je waardeoordelen beter aan een ander over laten. Wat denkt een toehoorder, als jij jezelf eerlijk en betrouwbaar noemt…

Maar wat dan? Zoek naar een WAAROM-boodschap als kernboodschap. Welk detail maakt jou net even anders? Waarom zou iemand naar jou luisteren? Waarom zou iemand contact met jou moeten leggen? Probeer daar het antwoord op de vinden. Gebruik dat als trigger in die 30 seconden op het podium.

Een voorbeeld uit de praktijk

Het is niet makkelijk om helder te krijgen waarom iemand nou speciaal met jou contact zou moeten leggen, maar het ís te vinden. Dat zit in details, in concrete aspecten van jouw persoonlijkheid, jouw ervaring of jouw product. Jij bent bijzonder. Jij hebt iets wat anderen niet hebben, iets wat relevant is voor jouw specifieke doelgroep. Breng het in beeld, letterlijk met woorden, figuurlijk met een plaatje of een voorwerp.

Loes stapt het podium op met een stuk waterleiding of een bak water en zegt: “Ik controleerde de boeken van een zwembad, ontdekte een lek, waardoor het geld niet langer met bakken tegelijk naar buiten stroomde…”

Geen twijfel of de toehoorders zich Loes herinneren op het moment dat zij boekhoudkundige hulp nodig hebben.

E-learning Tekststrategie

Offerteteksten en tekststrategie

23 september 2019 door Consonante

Welk gevoel wil je oproepen??

In het geluidsfragment hieronder krijg je een toelichting op het houdingsdoel (STAP 1B van de methode voor tekststrategie) van tekstvoorbereiding.

In deze stap bepaal je het gevoel, de emotie die je wilt oproepen bij je lezer. Vind je dat lastig? Formuleer dan eerst in STAP 2A het profiel van jouw ‘ideale lezer’, de persoon die jij als ontvanger van de boodschap voor ogen hebt. Heb je STAP 2A ingevuld, dan is het gewenste gevoel in STAP 1B gemakkelijker te bepalen. In de e-learning ga je hiermee actief aan de slag.

Meer informatie over de stappen krijg je via het TVF, de digitale tool. In het boek ‘Tekststrategie 2020’ vind je voorbeelden.

Bekijk het boek Tekststrategie

TVF aanvragen

In deze blog lees je welke rol STAP 1B, houdingsdoel bepalen, speelt bij de productie van een offerte. De emotie die jouw tekst bij de lezer oproept is sterk bepalend voor het succes van je offerte. Wat wil jij dat de lezer doet? Welk gevoel is daarvoor nodig?

Het belang van een offertetekst

De communicatiesituatie is bij een offerte altijd min of meer hetzelfde:

er is al contact geweest tussen jou als aanbieder en je potentiële opdrachtgever
opdrachtgever (ontvanger van je tekst) overweegt serieus met jou in zee te gaan
de ontvanger moet ‘alleen nog’ zijn handtekening zetten

Het belang van de teksten in een offerte is groot. Je bent al ver gekomen in het verkooptraject. De klant staat op het punt ‘ja’ te zeggen. Daar zijn toch al je inspanningen op gericht?

Je wilt een goede offerte schrijven. Welk gevoel moet je oproepen (STAP 1B) bij de lezer om te zorgen dat hij of zij uiteindelijk ‘ja’ zegt?

Twee doelen in één tekst, dat botst

In het Boek Tekststrategie vind je een voorbeeld van een offertetekst. Je ziet daarin dat twee doelen in één tekst zorgen voor stijlbotsingen. Je mist daardoor waarschijnlijk beide doelen. Het advies bij dat voorbeeld vat ik hier voor je samen.

Een offerte bestaat uit twee teksten:

1. een brief/mail waarin jij de relatie met je potentiële opdrachtgever bevestigt of verstevigt; het belangrijkste doel van die tekst is het houdingsdoel (1B): de lezer het gevoel geven, dat je hem waardeert en dat je zijn vraag of probleem goed begrepen hebt; je spreekt hem aan in de tweede persoon;
2. een bijlage met op de eerste plaats een kennisdoel en een gedragsdoel; je laat je lezer weten wat de afspraken zijn en geeft hem de gelegenheid zijn handtekening te zetten; dit is een objectieve tekst in de derde persoon; de objectiviteit en zakelijkheid creëren een gevoel van deskundigheid, professionaliteit en vertrouwen; vermijd zo veel mogelijk het gebruik van passieve constructies (worden + voltooid deelwoord)

Slaag je erin, je lezer met de brief een goed gevoel te geven, dan bekijkt hij de ‘kille feiten’ in de bijlage met andere ogen. De kans op succes neemt daardoor aanzienlijk toe.

Een voorbeeld van een standaardbrief bij een offerte aangepakt met tekststrategie, zie je op deze pagina ‘Hoe bied jij een offerte aan‘.

Is het zinvol om ook binnen jouw organisatie of afdeling aan de slag te gaan met de effectiviteit van offerteteksten?

Op weg naar sterke offertes

Zo’n schrijver wil jij niet zijn…

20 september 2019 door Consonante

Lezersvragen: de schakel van denkwerk naar schrijfwerk

STAP 3A vormt de schakel tussen denken en schrijven. Met lezersvragen bouw je de structuur van het eindproduct, de tekst. Lezersvragen zijn de vragen in het hoofd van jouw lezer. Jouw tekst geeft – als het goed is – antwoord op die vragen. In de e-learning leer je hier meer over.

Je mag natuurlijk in overleg met betrokkenen de lezersvragen opstellen, maar het werkt ook prima, als jij dat als schrijver zelf doet op basis van alle informatie die tot op dat moment vastligt in STAP 1 en STAP 2 van het TVF, het tekstvoorbereidingsformulier. In het boek ‘Tekststrategie 2020’ vind je uitleg en voorbeelden.

Bekijk het boek Tekststrategie

TVF aanvragen

Je lezer blijft zitten met vragen…

Geef je lezer antwoord op zijn vragen

Het gaat hier over schrijven, maar jij bent – net als bijna iedereen – een ervaren lezer. Lees je wel eens een tekst, waar je niet blij van wordt? Wat is het probleem? Te lang, ingewikkeld, irrelevant, herhalingen, saai, onduidelijk… Je krijgt geen antwoord op de vraag waarom de informatie interessant voor jou is. Herkenbaar?

Lees dit eens (39 woorden):

De organisatie zal de verschillende onderdelen van het personeelsbeleid goed op elkaar moeten afstemmen. Vooral de doorstroom van medewerkers, het bepalen en ontwikkelen van competenties en het bevorderen van de mobiliteit op de interne arbeidsmarkt zijn daarbij van belang.

Waar gaat dit over? Waarom is dit van belang? Nog een keer lezen? Wat is hier het probleem? Zo’n schrijver wil jij niet zijn. Dat kan anders…

Hoe pak je dit aan?

Natuurlijk mag je opmerkingen maken over de formulering:

‘zal‘ is overbodig; schrijf liever ‘de organisatie moet…‘
‘een organisatie die iets moet…’, dat voelt ook niet prettig en wie precies moet iets?
‘de doorstroom‘, ‘het bepalen en ontwikkelen‘ en ‘het bevorderen‘ is een inconsequente opsomming; beter is ‘de doorstroming‘, ‘bepaling en ontwikkeling‘ en ‘bevordering‘
‘het bepalen en ontwikkelen‘ is te veel, alleen ‘ontwikkelen‘ is genoeg
‘het bepalen van‘ en ‘het bevorderen van‘ zijn omslachtige en onnodige naamwoordconstructies
‘de mobiliteit op de interne arbeidsmarkt‘ is omslachtig; beter is ‘de interne mobiliteit‘
…

Geneuzel over zinnen en woorden

Dit ‘geneuzel’ hierboven, over zinnen en woorden betreft echter alleen de ‘buitenkant’ van de tekst. Het zijn slechts ‘cosmetische aanpassingen’, aan de orde in de laatste fase van het schrijfproces, in STAP 3B en 3C. Dit ‘poetsen aan de buitenkant‘ is zinloos.

Als het om duidelijkheid en effectiviteit gaat, schiet je er niets mee op. Ga dus niet in discussie over zinnen en woorden, maar bespreek de keuzes die de schrijver heeft gemaakt. Welke keuzes dat zijn, leer je tijdens een Training Tekststrategie.

Dus geen geneuzel over zinnen en woorden, geen gepoets aan de buitenkant. Hier is iets anders aan de hand.

Logische lezersvragen

Beoordeel je vanuit de principes van tekststrategie deze tekst, dan komt in STAP 3A de logische lezersvraag naar boven borrelen: ‘Waarom moet ik iets?‘ en ‘Waarom is die afstemming van onderdelen van belang?‘

De lezer verwacht in een tekst antwoord op zijn lezersvragen. In de voorbeeldtekst gebeurt dat niet. Het antwoord blijft ‘verstopt’.

Wat betekent dat voor deze tekst? Op basis van alle opmerkingen maken we een nieuwe versie:

Afstemming tussen doorstroming van medewerkers, ontwikkeling van competenties en bevordering van de interne mobiliteit zorgt voor een effectief personeelsbeleid.

Begin met de kern

Aha, nu weet ik als lezer waarom die afstemming van belang is: voor een effectief personeelsbeleid. Dat is dus de kernboodschap (STAP 2B) van de schrijver. Helaas staat die nu nog helemaal achteraan in de tekst.

Wil je je lezer écht blij maken? Wil je dat hij direct begrijpt waar je het over hebt en voor waarom de informatie voor hem interessant is? We hebben een ‘ideale lezer'(2A) in gedachten die betrokken is bij bij de verbetering van het personeelsbeleid…

Begin met de kern en maak zichtbaar dat het om twee aspecten gaat. Doorstroming en interne mobiliteit is immers hetzelfde. De ‘afstemming tussen’ die twee aspecten voegt niets toe.

Een effectief personeelsbeleid vraagt om:

doorstroming van medewerkers
ontwikkeling van competenties

Conclusie

De oorspronkelijke tekst van 39 woorden is ingekort tot 11 woorden (28% van de oorspronkelijke tekst) en verduidelijkt door toepassing van tekststrategie. Dit levert niet alleen winst in tijd op, maar vooral winst in tevredenheid bij je lezer.

Overzicht trainingen

Vacatureteksten op de schop

19 september 2019 door Consonante

Het voorbeeld hieronder komt uit een vacaturetekst van het Ministerie van Defensie. Hoe omslachtig en vaag wil je het hebben? Erger kan haast niet. Dit soort teksten verschijnen overigens echt niet alleen bij deze werkgever…

Als je met deze gruwelijke tekst een docent vindt, dan moet je niet verbaasd opkijken als je studenten onleesbare werkstukken produceren. Wie keurt zo’n tekst goed?

Wat ga je doen?

Als Universitair docent Civiel Militaire Interactie ontwikkel en verzorg je toegewezen samenhangende wetenschappelijke onderwijsonderdelen, voor uiteenlopende doelgroepen, uitgaande van het facultaire onderwijsprogramma, teneinde de leerdoelen behorende bij de eindtermen van de onderwijsonderdelen ten aanzien van kennis, inzichten, vaardigheden, competenties en attitudes bij studenten te realiseren.
Je initieert, ontwerpt en organiseert en verricht multidisciplinair en interdisciplinair wetenschappelijk onderzoek op een breed en specialistisch onderzoeksgebied teneinde erkende wetenschappelijke kennis en inzichten te ontwikkelen en deze toe te passen, zowel binnen een onderzoeksgebied als binnen het onderwijs.

Wie zoeken we

Kennis/Opleidingseisen

Je hebt een afgeronde academische opleiding (doctoraal of WO-master) binnen het domein Sociale Wetenschappen en een afgeronde promotie binnen datzelfde domein of in de afrondingsfase van een dergelijk promotietraject.
Je hebt relevante…

Eerste reactie

Hoeveel ballast moet je schrappen om helder te krijgen dat een docent onderwijs verzorgt? Een nietszeggende, volstrekt logische boodschap. Geen lezer zit daarop te wachten. In de tweede zin blijft het vervolgens uitermate vaag op welk gebied de docent onderzoek doet. Bij een tekst als deze is ‘poetsen aan de buitenkant‘ zinloos.

De lezer van een vacaturetekst wil een concreet antwoord op de vragen ‘wat verwacht deze werkgever van mij‘ en ‘waarom zou ik deze baan willen hebben‘. Daarvoor moet je de juiste snaar zien te raken.

Hier is tekststrategie de oplossing. Leg de tekst aan de kant en maak eerst heldere keuzes voor de ‘ideale lezer’, de kernboodschap en de doelen van de vacaturetekst. Welke feiten zijn relevant? Welke emotie is gewenst? Meer uitleg hierover krijg je tijdens een Training Tekststrategie en vind je in de gratis tool, TVF2019.

Nieuwe versie

Pas je tekststrategie toe op deze tekst, dan maak je (met je collega of opdrachtgever) keuzes vóór je begint met schrijven. Een keuze voor de kernboodschap is hier:

‘Een docent bij Defensie draagt bij aan de waardevolle taken van militairen in de samenleving en voert sociaal onderzoek uit.’

Deze kernboodschap (20 woorden) geeft antwoord op de belangrijkste ‘lezersvragen’. De keuzes zijn bepalend voor het eindresultaat, de tekst. Heb je kritiek op de tekst? Ga dan in discussie over de keuzes, niet over de woorden, zinnen of illustraties van de tekst. Lees meer over de principes van tekststrategie…

Welke tekst wil jij aanpakken?

Kritiek leveren op teksten van anderen, dat is eenvoudig. Dat kunnen we allemaal. Een ‘slechte’ tekst verbeteren, dat is niet zo eenvoudig. Het is altijd mogelijk met tekststrategie.

Werkt jouw team met teksten die hoognodig toe zijn aan een kritische beoordeling en een structurele verbetering? Een vacaturetekst, offertetekst of misschien een specifieke pagina op de website?

Wacht niet langer

Onze missie is…

9 september 2019 door Consonante

In deze blog lees je onder andere welke rol de invulling van het ‘kennisdoel’ (STAP 1A van tekststrategie) speelt bij het formuleren van een missie in relatie tot je visie op de wereld om je heen.

In je missie verwoordt je, waar je als organisatie naar streeft. Consonante bijvoorbeeld werkt aan deze missie: ‘tekststrategie beschikbaar stellen voor iedereen die met meer power wil communiceren‘.

De missie hangt logisch samen met jouw visie. In je visie maak je duidelijk hoe je naar de wereld kijkt met betrekking tot zaken die met jouw business te maken hebben. De visie van Consonante: ‘we zijn allemaal medeklinkers en ieders boodschap verdient aandacht‘.

Woorden zonder betekenis

Op bijna elke website vind je een missie. Op zich prima, maar laat de missie alsjeblieft weg als de missie slechts een opsomming van feiten (STAP 1A, zie toelichting hieronder) is of als de woorden geen betekenis hebben voor de lezer.

Een voorbeeld van een herkenbare, maar volstrekt betekenisloze missie:

“Onze missie is een inspirerende, innovatieve, flexibele en marktgerichte partner te zijn voor opdrachtgevers. De innoverende, verbindende factor in het matchen van flexibiliteit. De verbinding met toegevoegde waarde zijn voor de zelfstandige professional…”

Welk aanknopingspunt vind jij in deze tekst om contact te zoeken met dit bedrijf? Ik zie het niet, hoe vaak ik de tekst ook lees. Ik krijg geen antwoord op mijn vraag ‘waarom zou ik contact met dit bedrijf zoeken’. Ik herken niet een probleem, dat dit bedrijf voor mij oplost.

De rol van feiten in jouw tekst

Hieronder vind je een geluidsfragment met een gesproken toelichting op het kennisdoel (STAP 1A van de methode voor tekststrategie). De feiten, waarover je hoort in het geluidsfragment betreffen alle relevante gegevens in de communicatiesituatie, waarin jij je bevindt. In de e-learning ga je hier zelf mee aan de slag.

Of alle feiten die je als ‘kennisdoel’ formuleert uiteindelijk in je tekst komen, hangt samen met de andere keuzes die je maakt in de tekstvoorbereiding met het TVF, het tekstvoorbereidingsformulier.
In het boek ‘Tekststrategie 2020’ vind je voorbeelden.

Bekijk het boek Tekststrategie

TVF aanvragen

Vanzelfsprekende, krachteloze kernwaarden

Op een website van een IT-bedrijf lees ik:

Onze kernwaarden zijn:

Professioneel: het leveren van kwalitatief uitstekende adviesdiensten
Pragmatisch: het creatief streven naar haalbare en toepasbare oplossingen
Objectief: het werken vanuit een open en onbevooroordeelde houding (onafhankelijk)
Ambitieus: het pas tevreden zijn als de kern van de zaak, de beste aanpak of best passende oplossing gevonden is
Betrokken: het hebben van respect en commitment voor opdrachtgevers, collega’s en omgeving
Betrouwbaar: het op een integere wijze werken, waardoor we er zelf helemaal achter kunnen staan en je op elkaar kunt rekenen.

Pas op met waardeoordelen

De formulering is niet sterk (‘het creatief streven naar’, ‘het pas tevreden zijn als…’). De inhoud is zo vanzelfsprekend, dat het juist van een gebrek aan onderscheidend vermogen getuigt om deze termen hier te vermelden. Elke opdrachtgever gaat er van uit, dat je betrouwbaar en betrokken bent. Beetje sneu om dat te vermelden op je website…

Tips voor een inspirerende missie

som vooral niet op WAT je aanbiedt (zie STAP 1A, kennisdoel), want dat biedt de concurrent ook…
“Ik ontwikkel communicatiestrategieën, schrijf teksten en geef trainingen.”
beschrijf ook niet HOE je dat doet, want dat vindt de lezer (jouw potentiële opdrachtgever) vanzelfsprekend
“Ik ben betrouwbaar, flexibel, lever kwaliteit en spreek vooraf een prijs met u af.”
vertel WAAROM je ’s morgens uit je bed komt, wat jou drijft in je werk, welk herkenbaar probleem je voor je klanten aanpakt…

Als mensen jouw missie, jouw WAAROM, horen of lezen, dan vragen ze vanzelf naar het WAT en het HOE.

Ontdek tekststrategie

Cartoon als creatieve kapstok

4 september 2019 door Consonante

Een gewaagde invulling van de creatieve kapstok / concept (STAP 2C van de methode voor tekststrategie) is de cartoon, waarvoor een bedrijf koos om de kernboodschap (STAP 2B) van een offerte kracht bij te zetten. In de video de tekstvoorbereiding. De cartoon zie je onderaan deze pagina.

Hoe sterk zijn de offerteteksten van jouw bedrijf? Lees deze blogs en bekijk de voorbeelden:

Durf jij het aan om met jouw team jullie eigen (standaard) offerteteksten te analyseren met tekststrategie?

Met jouw team aan de slag

« Previous Page
1
…
3
4
5
6
7
…
9
Next Page »