Elk jaar moeten we er weer aan geloven: belastingaangifte. De Belastingdienst doet al jaren inspanningen om het ons makkelijker te maken. Dat is zeker voor een deel gelukt.
Standaardteksten brengen je tot wanhoop
Het zou fijn zijn als ook de professionele adviseurs die ons helpen met de aangifte, begrijpelijk communiceren. Dat lukt nog niet overal. Sommige onpersoonlijke standaardteksten brengen je tot wanhoop.
Standaardteksten kenmerken zich vooral door het feit, dat geen enkele medewerker erg nog kritisch over nadenkt. Het is immers een standaardtekst. Lekker snel en makkelijk. Elk jaar even de data wijzigen en klaar is Kees. Dat is niet altijd een verstandige aanpak. Kijk maar eens naar dit voorbeeld, een standaardtekst van 220 woorden:
Jaarafsluiting 2019
We vragen voor iedereen voor de indiening van de aangifte 2019 automatisch uitstel aan en plannen de opmaak van de aangiften en jaarrekeningen in over geheel 2020. Als om bepaalde redenen een snelle afhandeling gewenst is, neemt u dan contact met ons op, zodat we in overleg met u een datum voor de afhandeling kunnen afspreken.
Indien u uw stukken niet op tijd bij ons inlevert en we de stukken te laat krijgen (buiten datum maximaal uitstel) krijgt u een boete van de belastingdienst en kan het zijn, dat u daarna geen uitstel meer krijgt voor komend jaar en u voor 1 april uw aangifte moet inleveren. Indien de stukken bij ons te laat worden ingeleverd kunnen we geen garantie geven dat het op tijd afgehandeld wordt en kan het zijn dat de gegevens te laat bij de belastingdienst binnen komen. Boete en kosten kunnen niet op ons worden verhaald.
U dient het verzoek tot aangifte inkomstenbelasting die u krijgt van de belastingdienst per omgaande bij ons in te leveren, (meestal 1 pagina) zodat wij weten voor wie we uitstel moeten aanvragen. Dit geldt ook voor de eventuele partner. Dit uitstel aanvragen moet voor 15 maart 2020. Indien wij geen aangifte formulier van u krijgen voor 15 maart 2020 bestaat de kans dat er geen uitstel is aangevraagd door ons.
Welke vragen heeft de lezer?
De ondernemer die belastingaangifte als een vervelende, maar noodzakelijke onderbreking van zijn normale werk ziet, is de ‘ideale lezer’ van deze tekst (STAP 2A op het TVF, tool voor tekstvoorbereiding). Wat zijn de belangrijkste vragen, waarop deze lezer antwoord verwacht in de mail van zijn belastingadviseur, accountant of administratiekantoor?
- Is er voor mij uitstel voor de IB-aangifte 2019 aangevraagd?
- Wanneer wordt mijn aangifte door jullie afgehandeld?
De lezersvragen vormen STAP 3A op het TVF, tool voor tekstvoorbereiding. De eerste vraag krijgt meteen in de eerste zin een helder antwoord: voor iedereen is automatisch uitstel aangevraagd. ‘Mooi’, denkt de lezer, ‘dat kan ik dus nog rustig even laten liggen’ en leest niet verder. De brij van tekst nodigt daar ook niet toe uit.
Leest hij tóch verder, dan slaat de twijfel toe. Wat is ‘op tijd’? Wat is de ‘datum maximaal uitstel’? ‘Heb ik nu wel uitstel gekregen?’ Wat is ‘op tijd afgehandeld’? De tekst zit vol vage aanduidingen:
- .. en kan het zijn, dat…
- .. kunnen we geen garantie geven dat…
- .. bestaat de kans dat er geen uitstel is aangevraagd door ons.
De derde alinea blijkt het gedragsdoel (STAP 1C op het TVF, tool voor tekstvoorbereiding) te bevatten: per omgaande het verzoek tot aangifte van de Belastingdienst inleveren.
Heeft de lezer zich gerustgesteld gevoeld na de eerste zin, dan krijgt hij het waarschijnlijk benauwd als hij een paar weken later de derde alinea leest. ‘Heb ik het ‘verzoek tot aangifte’ wel naar mijn boekhouder gestuurd?‘
Over deze tekst valt nog veel meer te vertellen. Dat doen we nu niet. Heb jij een standaardtekst waar wel eens kritisch naar gekeken mag worden?
Online Individueel Traject Tekststrategie
.
Een alternatieve tekst (80 woorden)
De tekst van drie alinea die hier als voorbeeld dient, leent zich uitstekend om in te korten met behulp van tekststrategie. Je gebruikt het TVF dan om de bestaande tekst te analyseren. Daaruit komen lezersvragen voort:
- Vragen jullie voor mij uitstel voor de IB-aangifte 2019 aan?
- Wanneer handelen jullie mijn aangifte af?
Aangifte IB-2019: uitstel en afhandeling
U heeft in februari 2020 van de Belastingdienst een verzoek ontvangen om aangifte te doen van de Inkomstenbelasting over 2019 (IB-2019). Om uitstel van aangifte voor u aan te vragen, ontvangen wij dit verzoek (één pagina) graag vóór 15 maart 2020.
Vermeld in uw brief of mail welke datum uw voorkeur heeft voor de verzending van uw aangifte naar de Belastingdienst. Wij laten u weten of die datum haalbaar is en wanneer u dan de stukken bij ons moet aanleveren.