Tijdens een Training Tekststrategie voor een team van accountmanagers van een ICT-bedrijf analyseren we de tekst van hun standaardbrief bij een offerte.

We lezen daarin de volgende alinea:

Wij benadrukken dat wij over ruime kennis en ervaring beschikken om uw vraag in te vullen. Rattling ICT onderscheidt zich van andere partijen door aan de ene kant haar onafhankelijke positie en aan de andere kant door de kennis en hoge kwaliteit van onze organisatie en medewerkers.

Wat is jouw mening over deze tekst. Welke gevoel roept deze tekst op? Laat het me weten.

Tekststrategie voor offertes

 

Ondertussen, tijdens de training…

De cursisten geven aan zakelijk en formeel te willen communiceren. We analyseren deze tekst op basis van de denkstappen van tekststrategie. We zoeken onder andere antwoord op de volgende vragen:

• Met welk doel is deze alinea geschreven?
• Wie is de beoogde lezer? Wat wil en wat vindt deze lezer?
• Welke boodschap krijgt deze lezer hier?
• Welk gevoel roept deze tekst op bij de lezer?
• Wat is vermoedelijk de reactie van de lezer?

Als trainer hoef ik dan mijn mening over de tekst niet meer te geven. Dat doen de cursisten zelf wel.

Jezelf op de borst slaan, dat is zeker niet iets waar je opdrachtgever blij van wordt.

Deze fout maken de cursisten nooit meer. Hun conclusie is unaniem deze alinea direct te vervangen door een tekst die antwoord geeft op de belangrijkste lezersvragen:

• “Welk probleem lost Rattling ICT voor mij op?” 
• “Waarom zou ik dit voorstel met extra aandacht lezen?”.

De volledige, oorspronkelijke brief en de nieuwe versie lees je hieronder.

De oorspronkelijke brief

Na een introductie van tekststrategie aan de hand van voorbeelden gaan de cursisten aan de slag met hun eigen tekst. In dit geval, de standaardbrief van Rattling ICT bij een offerte.

Om misverstanden te voorkomen, Rattling ICT is een verzonnen naam.

Geachte heer De Boer,

Met veel genoegen brengt Rattling ICT op verzoek van Zorginstelling X bijgaand voorstel uit voor het ondersteunen bij het implementeren van NEN7510.

Wij benadrukken dat wij over ruime kennis en ervaring beschikken om uw vraag in te vullen. Rattling ICT onderscheidt zich van andere partijen door aan de ene kant haar onafhankelijke positie en aan de andere kant door de kennis en hoge kwaliteit van onze organisatie en medewerkers.

Voor vragen en nadere toelichting kunt u vanzelfsprekend contact opnemen met Marga of met mij. Marga fungeert gedurende de looptijd van de overeenkomst als uw centrale aanspreekpunt voor de volledige opdracht.

U kunt Marga bereiken via TELEFOONNUMMER en E-MAIL ADRES. Ik ben bereikbaar via +31 (0)6 00 00 00 00 en jurgen@rattling-ict.nl.

Ik vertrouw erop u hiermee een passende aanbieding te doen en zie uw reactie met belangstelling tegemoet.

Tot slot: Rattling ICT wil bouwen aan langdurige relaties met haar klanten. We kijken dan ook uit naar een duurzame relatie en plezierige samenwerking met Zorginstelling X.

Met vriendelijke groet,

 

De nieuwe versie van de brief

De cursisten lezen hun eigen tekst. Vervolgens beoordelen ze de tekst in tweetallen aan de hand van een aantal vragen. De conclusie is dan al snel dat de tekst een stevige opfrisbeurt verdient. ‘Poetsen aan de buitenkant‘ is niet voldoende.

De cursisten gebruiken het TVF om een nieuwe versie voor te bereiden. Hoe je met het TVF werkt, leer je tijdens een training. Het eindresultaat zie je hieronder:

Geachte heer De Boer,

Om de informatiebeveiliging van Zorginstelling X op orde te krijgen en continu te verbeteren ontvangt u ons voorstel voor de inzet van NEN 7510.

De kern van ons voorstel is, dat we zo veel mogelijk gebruik maken van de bestaande werkwijzen en procedures bij Zorginstelling X. We starten met zaken die goed gaan en beter kunnen. Zo boeken we snel voor iedereen zichtbare resultaten.

We adviseren een tweewekelijkse beoordeling en betrekken uw medewerkers bij alle stappen in het traject. Details vindt u in de bijlage.

Gaat u akkoord met ons voorstel, dan is Marga uw vaste contactpersoon binnen Rattling ICT. Haar contactgegevens: marga@rattling-ict.nl en 06 00000000.

Maandag 18 maart neem ik telefonisch contact met u op om dit voorstel te bespreken. Rattling ICT staat in de startblokken voor de uitvoering.

Met vriendelijke groet,

 

Met je eigen offerteteksten aan de slag?

Welke training kies jij?