ideale lezer Archives - Tekststrategie

Door het ijs gezakt

27 oktober 2020 door Consonante

Sinds de introductie van de PC in de jaren ’80 zijn we wereldwijd door het ijs gezakt. We ‘beginnen gewoon’ met een tekst. Even snel een ‘simpel tekstje’ plaatsen brengt over het algemeen alleen maar verliezers met zich mee. De zender bereikt zijn doel niet. De ontvanger krijgt geen heldere boodschap.

Nemen we wel de tijd voor een tekst, dan doen we dat doorgaans pas als die al op tafel ligt. Dan gaan we nog eens kritisch naar de tekst kijken. Dat is te laat. Verbeteren, aanpassen is vrijwel onmogelijk. De architectuur van de tekst deugt niet. Schrappen en schuiven is zinloos. Redigeren is tijd investeren op het verkeerde moment.

Onleesbare teksten

‘Onleesbare’ teksten ontstaan vaak als de schrijver verzuimt om vooraf bewust na te denken over de ‘ideale lezer’ (STAP 2A). Wie is die persoon, die de tekst gaat lezen? Probeer hem of haar zo helder mogelijk in beeld te krijgen. Dat maakt het schrijven een stukk makkelijker. Behalve de ‘ideale lezer’ zijn er meer ingrediënten af te wegen. Bekijk de video Teksten bakken op YouTube.

Tekststrategie is de oplossing. De methode ‘Drie Denkstappen naar Sterke Teksten’ dwingt je tot denken en keuzes maken vóór je begint met schrijven. Je legt in feite de productspecificaties voor het eindproduct (de tekst) vast. Hoe dat precies werkt, leer je tijdens een training tekststrategie of een gratis, online Introductie Tekststrategie.

Welke training kies jij?

Een ijzingwekkend tekstvoorbeeld uit het onderwijs

Een abonnee van de schrijftips leverde mij een ijzingwekkend tekstvoorbeeld aan. De afzender van de tekst is een schoolbestuur…

Ik beperk me tot vijf fragmenten uit de lange, onbegrijpelijke tekst:

De komende tijd zal worden ingezet om vanuit een nieuw Strategisch Beleidsplan de daarin beoogde doelstellingen te realiseren.
Echter, wij zullen onze leerlingen moeten begeleiden om volwaardige burgers van de 21ste eeuw te zijn. Ook de onderwijsinspectie speelt hierop in en, na het steeds scherper stellen van het toezichtkader en de daarbinnen te leveren uitkomsten, is er een dialoog ontstaan hoe wij onze leerlingen kunnen gaan begeleiden naar bij de “21ste century skills”.
.

.
Voor wat de interne ontwikkelingen betreft, zullen deze de komende beleidsperiode in het licht staan van verdere professionalisering. De kwaliteit van het primair proces is daarbij het vertrekpunt voor de stichting. Tezelfdertijd wordt beleid ontwikkeld om te voorkomen dat in de toekomst scholen als kwalitatief zwak beoordeeld kunnen gaan worden.
Het (her)definiëren van de missie tegen de achtergrond van huidige en toekomstige ontwikkelingen, leidt tot een visie hoe deze missie te realiseren in onze stichting.
Hierbij kunnen nadrukkelijk aanvullingen, aanpassingen of beleidswijzigingen gaan optreden ten opzichte van het huidige schoolplan van onze school. Immers, het nu voorliggende schoolplan kan nog geen relatie hebben tot het in ontwikkeling zijnde nieuwe stichtingsbeleid.

Schrijf jij je kind in bij deze school?

Opmerkingen bij de tekst

Waar moet ik beginnen? Dit is één grote brij van woorden, rechtstreeks uit het ongetwijfeld deskundige, maar chaotisch brein van de schrijver overgezet naar het beeldscherm. Deze tekst heeft een totaal gebrek aan betekenis. De tekst wemelt van de passieve constructies, onnodig aangevuld met zal, zullen, kunnen en gaan. De lezer verdwijnt samen met de schrijver in het wak…

Opmerkingen op zinsniveau zijn bij dit tekstvoorbeeld zinloos. Deze tekst schreeuwt om een grondige herziening in de vorm van tekstvoorbereiding met het TVF. Dat doe je bijvoorbeeld op basis van een paar simpele vragen, gebaseerd op de methode ‘Drie Denkstappen’:

wat is je gedragsdoel (STAP 1C)
met ander woorden: wat moet je lezer doen na het lezen
wie is jouw ideale lezer (STAP 2A)
schets vooraf een profiel van de persoon voor wie jouw tekst bedoeld is (wat weet hij, wat vindt hij, wat wil hij…)

Wil je meer weten over de aanpak en de voordelen van de methode voor tekststrategie?

Waarom tekststrategie

Blije lezers krijg je met tekststrategie

3 september 2020 door Consonante

Zeg eens eerlijk, hoe vaak ben jij als lezer blij met een tekst die je voor je neus krijgt? Kritiek op teksten van ánderen hebben we allemaal. Hoe blij zijn de lezers van jouw teksten? Ben jij duidelijk in je communicatie?

Al ruim 14 jaar lang vraag ik de deelnemers van mijn Training Tekststrategie aan het begin van een training “Lees jij weleens een tekst waar je niet blij van wordt?” Het antwoord van honderden professionals binnen dit meerjarig onderzoek is volmondig “Ja!”

Onze teksten zijn te lang en onduidelijk

Als ik tijdens trainingen aan professionals vraag, wat de oorzaak is van hun ontevredenheid over teksten van anderen, komen altijd dezelfde antwoorden tevoorschijn. Je ziet hieronder een van de vele resultaten van deze vraag, verzameld in een meerjarig veldonderzoek via Mentimeter. Kort samengevat laat dit onderzoek zien, dat we teksten van anderen vaak te lang en onduidelijk vinden.

Ons commentaar op teksten van anderen…

Tekststrategie: eerst keuzes vastleggen, daarná pas schrijven

Sterke teksten maken het voor jou als professional of student gemakkelijker je doelen te bereiken, in elk vakgebied, in elke functie. Tekststrategie leidt tot sterke teksten. Sterke teksten maken je lezers of luisteraars blij. ‘Blij’? Ja, blij. Je wilt toch zeker geen boze, verontwaardigde, teleurgestelde of geïrriteerde lezer?

Hoe maak je een lezer blij? Door antwoord te geven op de vragen die hij heeft. Zo simpel is het. Dit vraagt om zorgvuldige tekstvoorbereiding. De gratis tool TVF helpt daarbij.

Intrroductie Tekststrategie

Ga niet in discussie over de woorden, maar over de keuzes

Ligt er al een tekst kant-en-klaar op tafel? Voel je aan alles, dat jouw lezer niet blij gaat worden van die tekst? ‘Poetsen aan de buitenkant is zinloos‘. Dat is echt zonde van jouw kostbare tijd. De tekst belemmert het zicht op de kern.

Stop met nutteloze discussies over tekst

Zie je alleen de buitenkant van een tekst, dan ben je geneigd commentaar te geven op het gekozen beeld, op specifieke woorden of zinnen. Dat is zinloos als je niet weet welke keuzes de schrijver gemaakt heeft in de tekstvoorbereiding. Ga daarom in discussie over de keuzes, bijvoorbeeld die voor de kernboodschap (2B), het houdingsdoel (1B) of de lezersvragen (3A). De woorden en zinnen zijn namelijk gebaseerd op die keuzes.

Tijdens een Training Tekststrategie leer je vanuit een andere invalshoek naar teksten te kijken. Je ziet en begrijpt dan ineens waarom teksten hun doel niet halen én je weet hoe je dat voortaan voorkomt. Je maakt kennis met een andere benadering van teksten dan wij allemaal vanaf de basisschool gewend zijn: eerst keuzes vastleggen en daarna pas schrijven.

Lees en beluister in een video van 3 minuten meer over tekststrategie in het onderwijs.

Lees meer over tekststrategie in het onderwijs

Waar wordt een lezer blij van?

Wat ‘blij’ in jouw situatie precies betekent, weet jij zelf het beste. Een ‘blije lezer’ begrijpt, onthoudt, accepteert of deelt jouw boodschap, krijgt precies voldoende informatie, hij krijgt antwoord op zijn vragen, voelt zich betrokken, gehoord of gewaardeerd en reageert adequaat. Selecteer de juiste ingrediënten, weeg ze zorgvuldig af en bak daarna pas de tekst… ‘Teksten Bakken‘.

Video Teksten Bakken

.

Een voorbeeld uit de dagelijkse praktijk

Een lezer die een ontwerp ontvangt, verwacht een ontwerp te ZIEN en geen brij van woorden, waarin hij zelf op zoek moet naar het ontwerp. Hieronder zie je een onderzoeksontwerp. Links, een volledig uitgeschreven ontwerp in een lap tekst. Rechts, de essentie zichtbaar en toegankelijk in een tabel.

Waar word jij als lezer blijer van?

Klik voor groter formaat (tekst is met opzet onleesbaar). Daar gaat het niet om. Het gaat om wat je als lezer ZIET.

De presentatie van een ‘onderzoeksontwerp’ in een lap tekst (links op de afbeelding) is vrij gebruikelijk in het hoger onderwijs. De docent moet noodgedwongen in die lap tekst op zoek naar antwoorden op zijn vragen. Zijn/haar oordeel wordt belemmerd door slecht geformuleerde, lange zinnen en irrelevante informatie.

Het beoordelen van een tabel (rechts op de afbeelding) met direct zicht op het onderwerp, hoofdvraag, deelvragen en andere relevante onderdelen van een onderzoek maakt beoordeling niet alleen veel sneller mogelijk, maar ook beter. Deze aanpak leidt voor een opleiding met honderden studenten al gauw tot een besparing van duizenden docenturen én betere, inhoudelijk feedback.

Hoe zorgt tekststrategie voor blije lezers?

De kern van tekststrategie is nadenken over een tekst en keuzes vastleggen vóór je begint met schrijven. De gestructureerde tekstvoorbereiding dwingt je vooraf afspraken te maken over de specificaties van het eindproduct, de tekst. Zo krijg je zicht op de vragen van de lezer. Effectief schrijven is dan niets anders meer dan antwoord geven op die vragen.

In welke taal je tekst uiteindelijk schrijft, maakt hierbij niets uit. Het is een methodische, universele aanpak voor effectieve communicatie. Tekststrategie is toepasbaar voor alle tekstsoorten en in alle talen.

Tekststrategie maakt lezers blij en brengt doelen dichterbij. De aanpak bespaart ons allemaal veel tijd, stress en geld.

Introductie Tekststrategie

Lezersvragen als sleutel

12 juli 2020 door Consonante

Schrijven kan zo simpel zijn. Vrijwel dagelijks zie ik echter teksten die het resultaat lijken te zijn van een worstelpartij. Dat is jammer. Neem nou dit stukje tekst in de inleiding van een auditrapport. Afzender is een professioneel accountantskantoor…

“Onze verantwoordelijkheid is, op basis van onze werkzaamheden, het geven van een oordeel over de beschrijving van De Vries BV en over de opzet en het bestaan van interne beheermaatregelen die verband houden met de interne beheersdoelstellingen die in de beschrijving staan vermeld. We …”

De schrijver communiceert vanuit zijn eigen perspectief. Hij vergeet zich te verplaatsen in de situatie van de ‘ideale lezer’. Werk je met de tool voor tekststrategie, dan dwing je jezelf in de tekstvoorbereiding bij STAP 2A tot een beschrijving van de communicatiesituatie, volledig vanuit het perspectief van die ander. Op deze manier raak je de lezer en krijg je zijn aandacht en vertrouwen.
.
Wil je meer inzicht in de deelstappen van tekstvoorbereiding via de tool TVF? Schuif aan bij een gratis, online TVF-oefensessie.

Kies jouw datum

Je lezer voelt zich buitengesloten

In alle trainingen en presentaties die ik geef, leg ik uit wat lezersvragen zijn. De reactie is soms lauw in de sfeer van ‘dat weet ik heus wel’. Het blijkt echter zeldzaam dat mensen deze (als vanzelfsprekend ervaren) kennis toepassen als ze zelf een tekst maken. Lezen is daardoor soms een zware opgave. Als een schrijver niet heeft nagedacht over lezersvragen (STAP 3A van tekststrategie), dan voel de lezer zich al gauw buitengesloten.

Lezersvragen bepalen de structuur

Lezersvragen formuleer je op basis van de beschrijving van de ‘ideale lezer’ in STAP 2A. Pas als jij en eventueel je opdrachtgever/docent tevreden zijn over de lezersvragen, begin je aan de productie van je tekst.

Lezersvragen vormen de sleutel naar effectieve teksten. Je gebruikt ze om structuur aan te brengen als je een nieuwe tekst maakt. In je tekst beantwoord je vervolgens deze lezersvragen. Zo voorkom je, dat je stukken tekst produceert waar jouw lezer helemaal niet op zit te wachten.

Een tekst verbeteren met lezersvragen

Je gebruikt lezersvragen niet alleen bij de opbouw van een nieuwe tekst, maar ook – in omgekeerde richting (reverse engineering) bij de analyse van een afgekeurde tekst om een betere (vaak kortere) versie te maken. Dit werkt fantastisch. Bekijk het in drie minuten, in deze video:

Meer voorbeelden

In het boek ‘Tekststrategie’ vind je 12 tekstvoorbeelden met een volledig ingevuld TVF. Deze voorbeelden betreffen nieuwe teksten en verbeterde teksten.

Boek Tekststrategie

Boek & e-book Tekststrategie

Zorgsector, ICT & teksten

7 oktober 2019 door Consonante

De belofte van tekststrategie is, dat je vanuit een andere invalshoek leert kijken naar je eigen teksten en naar de teksten van anderen. Zo leer je effectiever schrijven, presenteren en communiceren. Dit zorgt voor een enorme tijdwinst voor jou en de lezers van jouw teksten. Versie 3, versie 4, versie 5… Dat behoort tot het verleden.

Communicatie in de zorg vraagt regelmatig om kennis van de ICT én aandacht voor de patiënt.

In deze blog laat ik je zien wat onlangs gebeurde met een tekst tijdens een Training Tekststrategie voor een team ICT’ers van een zorginstelling.

STAP 2A van de methode voor tekststrategie ‘Drie Denkstappen’ betreft de keuze die jij als schrijver maakt voor de ‘ideale lezer‘. Het gaat hierbij om durven kiezen voor een specifieke lezer. Voor wie is jouw tekst bedoeld? Doe je dat niet en schrijf je één tekst voor twee of meer verschillende lezers, dan neemt het effect gegarandeerd af.
–

Vraag de tool aan

–

Installatie van ZorgNU-software

In het voorbeeld hieronder over ZorgNU-software (fictieve naam) zie je een paragraaf uit een advies van de afdeling MICT aan de zorgmanager. Let op de titel van deze paragraaf. Een lezer verwacht iets te lezen over architectuurprincipes. Toch?

Voorbeeld (121 woorden): Architectuur principes

Bij de installatie van de ZorgNU software blijkt dat er een complete SQL server / database lokaal geïnstalleerd wordt. Dit is voor ICT niet wenselijk in verband met de doelstelling om geen data lokaal op werkstations op te slaan. Dit heeft te maken met het feit, dat er geen automatische backups worden gemaakt van werkstations.

De voorkeur van ICT is dat de database op een aparte (gedeelde) server geïnstalleerd wordt. Deze server wordt dan dagelijks gebackupped en gemonitord door de beheerders van ICT. In de pilot fase is de ZorgNU software op een Special Client (SC) geïnstalleerd. Dit heeft niet de voorkeur. Bij voorkeur wordt de software op een Medium Client (MC) beschikbaar gemaakt. Hiervoor zal deze echter gevirtualiseerd moeten worden.

Beoordeling op basis van tekststrategie

Het rapport is bedoeld – zo vertellen de cursisten van de Afdeling MICT – voor de zorgmanager die antwoord wil op zijn vragen over de software ZorgNU.

Kijk je alleen naar de ‘buitenkant’ van de tekst, dan verspil je je tijd aan verbetering van spelfouten (o.a. gebackupped) en eliminatie van passieve constructies (7x). Dit levert geen wezenlijke verbetering op van de effectiviteit van de tekst. Poetsen aan de buitenkant is zinloos.

Kijk liever naar deze tekst vanuit de positie van de zorgmanager. Op welke ‘lezersvragen‘ geeft bovenstaande tekst antwoord? Zijn dat vragen van een zorgmanager die advies verwacht van ICT over het gebruik van de software ZorgNu? Is de zorgmanager geïnteresseerd in ‘architectuur principes’ of in de technische details van data-opslag?

Eén tekst voor iedereen, lekker makkelijk

Alhoewel de tekst in principe niet voor betrokken ICT’ers bedoeld is, krijgen zij die toch in hun mailbox. Dat lijkt lekker makkelijk, alle informatie voor iedereen in één tekst. De lezer moet zelf maar uitzoeken wat voor hem bedoeld is. Bij deze paragraaf verwacht de ICT’er antwoord op de vraag ‘Wat zijn de architectuurprincipes’? Wel een beetje vreemd. Je mag verwachten dat de ICT’er die principes kent.

Hoe dan ook, we kijken toch even naar de inhoud van deze paragraaf. In de tweede zin zit één principe verstopt: geen data op lokale werkstations. De rest van de tekst brengt geen ‘architectuur principes’ in beeld, maar bevat technische suggesties (3 x ‘voorkeur’) die samen een advies lijken te vormen. Er staat verder iets over ‘backups’, ‘clients’ en een ‘pilot’, waar geen enkele lezer blij van wordt. Met een gevoel van verwarring of ergernis schuift de lezer het stuk waarschijnlijk ter zijde.

Principes van tekststrategie

Een beoordeling zoals hierboven is een onderdeel van de Training Tekststrategie. Een team levert vooraf een eigen tekst aan als input voor de training. De cursisten maken kennis met de principes van tekststrategie. Met die kennis bewapend beoordelen ze vervolgens hun eigen tekst. Het wordt dan snel duidelijk op welke punten de tekst faalt. In dit voorbeeld is de belangrijkste conclusie van de cursisten, dat het één tekst is voor drie totaal verschillende lezersgroepen. Dat werkt niet.

Verbeteren is dan geen kwestie van ‘poetsen aan de buitenkant‘. Toepassing van de ‘Drie Denkstappen’ van tekststrategie leidt al snel tot een nieuwe tekst voor de zorgmanager.

Bij STAP 2A stel je bijvoorbeeld vast, dat de ‘ideale lezer’ geen interesse heeft in technische details. Deze lezer wil ZorgNU software in gebruik nemen op de afdeling. De ‘architectuur principes’ zijn voor de lezer hooguit van belang om het advies van ICT te accepteren. Zelfs dat is nog twijfelachtig. Deze hele paragraaf lijkt dus overbodig. De zorgmanager vindt vooral een dagelijkse backup belangrijk.

Nieuwe versie van de tekst (15 woorden)

De beoordelen en analyse via tekststrategie leidt tot een totaal andere tekst van 15 woorden, slechts 12% van het aantal woorden in de oorspronkelijke tekst.

Dagelijkse backups

ICT installeert de ZorgNU software conform de organisatiebrede architectuurprincipes. Deze aanpak garandeert een dagelijkse back-up.

–

Advies voor jouw team

Is er binnen jouw team sprake van (standaard)teksten, waar de lezers niet blij van worden?

Ga niet zitten prutsen en ruziën over de ‘buitenkant’ van de tekst. Stel elkaar de juiste vragen. Hanteer de denkstappen van tekststrategie. Gebruik het TVF (tekstvoorbereidingsformulier) en produceer een nieuwe tekst. In veel gevallen leidt dat tot twee of drie veel kortere teksten waar twee of drie totaal verschillende lezers blij van worden. Ervaar het zelf tijdens een Training Tekststrategie met jouw team.

Offerte aanvragen

Vacatureteksten op de schop

19 september 2019 door Consonante

Het voorbeeld hieronder komt uit een vacaturetekst van het Ministerie van Defensie. Hoe omslachtig en vaag wil je het hebben? Erger kan haast niet. Dit soort teksten verschijnen overigens echt niet alleen bij deze werkgever…

Als je met deze gruwelijke tekst een docent vindt, dan moet je niet verbaasd opkijken als je studenten onleesbare werkstukken produceren. Wie keurt zo’n tekst goed?

Wat ga je doen?

Als Universitair docent Civiel Militaire Interactie ontwikkel en verzorg je toegewezen samenhangende wetenschappelijke onderwijsonderdelen, voor uiteenlopende doelgroepen, uitgaande van het facultaire onderwijsprogramma, teneinde de leerdoelen behorende bij de eindtermen van de onderwijsonderdelen ten aanzien van kennis, inzichten, vaardigheden, competenties en attitudes bij studenten te realiseren.
Je initieert, ontwerpt en organiseert en verricht multidisciplinair en interdisciplinair wetenschappelijk onderzoek op een breed en specialistisch onderzoeksgebied teneinde erkende wetenschappelijke kennis en inzichten te ontwikkelen en deze toe te passen, zowel binnen een onderzoeksgebied als binnen het onderwijs.

Wie zoeken we

Kennis/Opleidingseisen

Je hebt een afgeronde academische opleiding (doctoraal of WO-master) binnen het domein Sociale Wetenschappen en een afgeronde promotie binnen datzelfde domein of in de afrondingsfase van een dergelijk promotietraject.
Je hebt relevante…

Eerste reactie

Hoeveel ballast moet je schrappen om helder te krijgen dat een docent onderwijs verzorgt? Een nietszeggende, volstrekt logische boodschap. Geen lezer zit daarop te wachten. In de tweede zin blijft het vervolgens uitermate vaag op welk gebied de docent onderzoek doet. Bij een tekst als deze is ‘poetsen aan de buitenkant‘ zinloos.

De lezer van een vacaturetekst wil een concreet antwoord op de vragen ‘wat verwacht deze werkgever van mij‘ en ‘waarom zou ik deze baan willen hebben‘. Daarvoor moet je de juiste snaar zien te raken.

Hier is tekststrategie de oplossing. Leg de tekst aan de kant en maak eerst heldere keuzes voor de ‘ideale lezer’, de kernboodschap en de doelen van de vacaturetekst. Welke feiten zijn relevant? Welke emotie is gewenst? Meer uitleg hierover krijg je tijdens een Training Tekststrategie en vind je in de gratis tool, TVF2019.

Nieuwe versie

Pas je tekststrategie toe op deze tekst, dan maak je (met je collega of opdrachtgever) keuzes vóór je begint met schrijven. Een keuze voor de kernboodschap is hier:

‘Een docent bij Defensie draagt bij aan de waardevolle taken van militairen in de samenleving en voert sociaal onderzoek uit.’

Deze kernboodschap (20 woorden) geeft antwoord op de belangrijkste ‘lezersvragen’. De keuzes zijn bepalend voor het eindresultaat, de tekst. Heb je kritiek op de tekst? Ga dan in discussie over de keuzes, niet over de woorden, zinnen of illustraties van de tekst. Lees meer over de principes van tekststrategie…

Welke tekst wil jij aanpakken?

Kritiek leveren op teksten van anderen, dat is eenvoudig. Dat kunnen we allemaal. Een ‘slechte’ tekst verbeteren, dat is niet zo eenvoudig. Het is altijd mogelijk met tekststrategie.

Werkt jouw team met teksten die hoognodig toe zijn aan een kritische beoordeling en een structurele verbetering? Een vacaturetekst, offertetekst of misschien een specifieke pagina op de website?

Wacht niet langer

Onthutsend tekstvoorbeeld

17 mei 2019 door Consonante

Bedrijf X krijgt het verzoek van Bedrijf Y een offerte te maken voor de verbetering van de financiële administratie. Bedrijf X produceert een voorstel van 20 pagina’s en verzendt dat voorstel als bijlage bij een (standaard)mailbericht naar Bedrijf Y, de potentiële opdrachtgever.

onthutsend-tekstvoorbeeld

Hieronder lees je het eerste deel van het mailbericht:

Geachte heer Hopmans,

Met veel genoegen brengt Bedrijf X (hierna: opdrachtnemer of ‘wij’ of ‘we’) op verzoek van Bedrijf Y (hierna: opdrachtgever of ‘u’) bijgaand voorstel uit voor het verbeteren van de financiële administratie van opdrachtgever.

Wij benadrukken dat wij over ruime kennis en ervaring beschikken om uw vraag in te vullen. Bedrijf X onderscheidt zich van andere partijen door aan de ene kant haar onafhankelijke positie en aan de andere kant door de kennis en kwaliteit van onze organisatie en medewerkers op het grensvlak van mens, financiën, cultuur en techniek.

Voor…

Opmerkingen:

‘Met veel genoegen‘, welke informatie geef je hiermee aan je lezer? Dat je graag een offerte uitbrengt, dat weet hij heus wel. Ballast.
‘bijgaand voorstel‘ geeft geen informatie over de inhoud van het voorstel; de lezer wil vooral antwoord op zijn vraag ‘waarom zou ik voor Bedrijf X kiezen?’; dat antwoord blijft uit.
‘Wij benadrukken… techniek‘. Bedrijf Y heeft al besloten een offerte te vragen. Welk nut heeft het op dit moment jezelf zo op de borst te kloppen? Het is geen wervende tekst! Bovendien, welke relevante of concrete informatie bevat deze tekst? Géén!

De tweede alinea is onthutsend. Ziet echt niemand binnen Bedrijf X, dat deze tekst waardeloos is en hoogstwaarschijnlijk zelfs averechts werkt? Wie leest nog kritisch de ‘standaardteksten’? Niemand waarschijnlijk. Daarvoor hebben we het allemaal veel te druk…

Realiseer je goed, dat je lezer één uniek persoon is. Hij of zij krijgt bij een offerte graag het gevoel bijzonder te zijn (STAP 1B van tekststrategie: houdingsdoel). Zorg dat de brief tot dat gevoel leidt. Zo’n gevoel beïnvloedt sterk de beoordeling van de offerte.

ALTERNATIEF

Gebruik je tekststrategie, dan overweeg je eerst alle aspecten van de communicatiesituatie. Je maakt keuzes, legt die vast in het TVF en formuleert vervolgens lezersvragen (STAP 3A van de methode voor tekststrategie, Drie Denkstappen):

Waar gaat dit over?
Wat is de oplossing van Bedrijf X?
Waarom zou ik dit voorstel met extra aandacht lezen?
…

De tekst voor het mailbericht rolt dan min of meer vanzelf tevoorschijn door antwoord te geven op de lezersvragen:

Geachte heer Hopmans,

Om de financiële administratie van Bedrijf Y te verbeteren ontvangt u ons voorstel voor de implementatie van de tool FINANCE2020.

De kern van ons voorstel is, dat we gebruik maken van bestaande werkwijzen bij uw bedrijf. Zaken die goed lopen, pakken we eerst aan. Zo ervaart iedereen direct verbeteringen. We presenteren daarvoor een systematisch beoordelingsproces. Details vindt u in ons voorstel (bijlage).

Wil je met jouw team een ‘standaardtekst’ kritisch beoordelen en eventueel herschrijven?

Teamtraining

Jij bent een ervaren lezer

13 maart 2019 door Consonante

Wie gaat jouw tekst lezen?

Wie is je lezer?

Je maakt in STAP 2A jouw keuzes voor de ‘ideale lezer’. Luister naar het geluidsfragment. Realiseer je goed, dat jij keuzes maakt. Deze zijn bepalend voor de tekst die in STAP 3 ontstaat. Maak je geen keuzes? Bedenk dan goed ‘Een tekst voor iedereen, is een tekst voor niemand‘. In de e-learning oefen je hier zelf mee.

Het vastleggen van je lezersprofiel (STAP 2A) is een van de keuzes die je maakt in de tekstvoorbereiding met het TVF, het tekstvoorbereidingsformulier. In het boek ‘Tekststrategie 2020’ vind je uitleg en voorbeelden.

Bekijk het boek Tekststrategie

TVF aanvragen

In deze blog zie je een voorbeeld waarin de schrijver geen keuze heeft gemaakt voor een ideale lezer. Het gevolg is, dat de tekst voor niemand aansprekend is. Het effect is daardoor nul.

Word jij hier blij van?

Sinds je leerde lezen op de basisschool, lees je dagelijks tientallen teksten. Word je daar altijd blij van? Commentaar geven op teksten van anderen, dat doen we allemaal. Kijk maar…

Wat vind jij van de tekst hieronder? Voel jij je aangesproken? Wie is hier de ideale lezer (STAP 2A)? Word jij daar blij van?

Geachte abonnee, kunstenaar, vrijwilliger, belangstellende,

Vanaf de start op 20 februari 2018 van Kunsthal Bohmer boven in Winkelcentrum Licht & Levendig is er heel veel gebeurd. Door middel van deze brief blik ik terug op afgelopen periode en licht ik u in over de aanstaande veranderingen.

De collectie kunstwerken van de stichting Kunst&aardig is vanaf de voorjaarsvakantie in zijn geheel te zien bij Kunsthal Bohmer. (De vele honderden werken die bij abonnees aan de muren hangen of staan daar buiten gelaten). De overige kunstwerken hangen in de Kunstbar, in de Hamsterzaal of staan op de displays. De rest van de collectie is veilig opgeborgen in het naastgelegen depot.

Bezoekers waarderen de grote ruimte van de zaal, de prima lichtinval, de …

Zo’n schrijver wil jij toch niet zijn?

Snap jij het nog? Heb jij zin om verder te lezen?

Confrontatie met eigen teksten

Wat je hierboven leest, zijn slechts de eerste twee alinea’s van een veel te lange, volstrekt onbegrijpelijke brief. Anderhalve A4 zonder tussenkopjes, opsommingen, illustraties of andere reddingsboeien voor mij als lezer. Voor wie is de tekst bedoeld? Hoe zit dat nou met die collectie? Wat doen die haakjes daar? Schiet mij maar lek…

Welke training kies jij?

Dit soort teksten kom ik overal tegen. Ze ontstaan doordat de zender ‘gewoon begint te schrijven’. De materie zit ongetwijfeld goed in zijn hoofd. Hij is deskundig op zijn vakgebied. De ‘vertaling’ van zijn boodschap naar een tekst is echter nogal ongelukkig. Deze tekst leidt zeker niet tot blije lezers…

Wat hier ontbreekt, is een gestructureerde tekstvoorbereiding. Tekststrategie volgens de methode ‘Drie Denkstappen’ biedt de oplossing. Tekststrategie leidt via sterke teksten naar blije lezers.

Tekststrategie leidt tot blije lezers

Hoe pak je dit aan met tekststrategie?

Een paar opmerkingen over de tekst hierboven. Ik baseer me daarbij op enkele deelstappen uit de methode Drie Denkstappen naar Sterke Teksten:

STAP 2A, ideale lezer

De zender richt zich tot abonnees, kunstenaars, vrijwilligers en belangstellenden. Deze keuze voor vier totaal verschillende doelgroepen reduceert het effect van de tekst bij voorbaat tot nagenoeg nul. Geen enkele lezer voelt dat de brief voor hem/haar bedoeld is. De tekst van ruim 600 (!) woorden geeft de lezer geen enkel houvast in de vorm van tussenkopjes, kaders, opsommingen of andere aanwijzingen. Voor een lezer is deze tekst een puzzel: zoek de juisten stukjes bij elkaar. Dat kán toch niet jouw bedoeling zijn als schrijver.

Advies: Kies voor elke tekst één helder omschreven lezersgroep door een profielschets te maken in STAP 2A van jouw ‘ideale lezer’. Lees hierover meer in het boek ‘Tekststrategie 2020 .

Boek ‘Tekststrategie 2020’ (180 pagina’s)

STAP 2B, kernboodschap

De eerste alinea geeft absoluut géén informatie: ‘er is heel veel gebeurd en er gaat iets veranderen…’ Daar heb je als lezer niets aan. Zo’n alinea is een ‘lege verpakking’.

Mijn advies voor elke schrijver is vooraf de kernboodschap te formuleren in maximaal 30 woorden. Vervolgens zorg je voor een passende formulering van die kernboodschap in de eerste alinea van je uiteindelijke tekst. Je geeft op die manier direct antwoord op de belangrijkste lezersvraag ‘Waar gaat dit over’. Lees meer over lezersvragen.

De lezer krijgt in deze brief geen antwoord op zijn lezersvragen. Dat kán ook niet als je vier doelgroepen voor één tekst hebt. De schrijver blijkt voor elke doelgroep een andere boodschap te hebben. Dit maakt de tekst voor alle lezers onaantrekkelijk, ontoegankelijk en onbegrijpelijk.

De boodschap in de tweede alinea (over de collectie) is vermoedelijk voor de abonnees bedoeld, maar begrijp jij die boodschap?

Als team aan de slag met tekststrategie

Herken je de problemen met teksten, zoals hierboven beschreven? Wil je met je team aan de slag met de teksten die binnen jouw organisatie ontstaan? Een inhouse-training met maatwerk oefenmateriaal is dan de ‘route naar blije lezers’.

Als team aan de slag met tekststrategie

Aanvragen offerte voor een training

Volledig ontspoorde zinnen

23 november 2018 door Consonante

Stel je voor, je ontvangt een tekst. Je begint met lezen, maar na een paar seconden ontspoor je volledig…

In een opleidingsplan trof ik bijvoorbeeld een zin van 45 woorden aan:

Bij de intake gebruikt de RM (regiomanager) de HGC-scan (houding gedrag competenties) met scores over 32 items verdeeld over de onderwerpen: Instelling, sociale vaardigheden, kennis, vaardigheden en motivatie, waar een maximaal te ontwikkelen score uit komt, waarbij wij iedereen uitdagen hier 5% over heen te gaan.

Een paar opmerkingen over deze tekt:

…scores over 32 items verdeeld over de……onderwerpen: Instelling,… (?)
…sociale vaardigheden, kennis, vaardigheden en…
…motivatie, waar een maximaal te ontwikkelen score uit komt, waarbij…
(2x een bijzin, inclusief een tangconstructie ‘waar….uit’)
…waarbij wij iedereen… (?)
…hier 5% over heen te gaan… (?)

Ik begrijp er niets van. Wie zijn ‘wij’? Wie zijn ‘iedereen’? Waar of wat is ‘hier’? Welke vaardigheden, van wie?

De schrijver heeft keuze gemaakt voor het perspectief. Je slingert als lezer daardoor alle kanten op. Je krijgt geen grip op de tekst.

Het doet er niet toe, wie deze zin geschreven heeft. Geloof mij, dit soort ontsporingen vinden ‘op elke straathoek’ plaats. De oorzaak zit vooral in het feit, dat we denken en schrijven tegelijkertijd. De feiten, plannen, doelen en vragen in jouw hersenpan rollen over elkaar heen en ploffen pardoes neer op het beeldscherm. Die chaos verzenden we als ’tekst’ naar de lezer…

Zo’n schrijver wil jij toch niet zijn? Eigenlijk zeg je doodleuk tegen je lezer: “Red je er maar mee!”

Gebruik je het TVF, de digitale tool voor tekststrategie, dan schep je orde in de chaos van gedachten vóór je begint met schrijven. Tijdens een training leer je snel en goed werken met het TVF.

Welke training kies jij?

Tekststrategie voor het milieu

3 november 2018 door Consonante

In deze tip laat ik je aan de hand van een praktisch voorbeeld zien hoe tekststrategie werkt. Het betreft hier een ‘kernboodschap’ voor ondernemers (STAP 2A) over plastic (STAP 2B). Meer over deze stappen…

Ik gebruik dit voorbeeld met toestemming van Willemijn Peeters. Zij zet zich met hart en ziel in als ondernemer met Searious Business om de vervuiling van onze oceanen door plastic terug te dringen bij de bron en daarmee uiteindelijk Boyan Slat werkeloos te maken…

Is communicatie effectief tegen de vervuiling door plastic

Zo was de communicatie…

De meest opvallende tekst die aanvankelijk op de banner stond (DOE DE USP-SCAN) betreft de eerste stap in het proces. Om de lezer in beweging te krijgen, is het beter te zoeken naar antwoord op zijn logische lezersvraag ‘Waarom zou ik in actie komen?’. Daarmee leg je de focus op het eindresultaat. Dát is wat je lezer wil, niet de scan.

Beoordeling van de tekst aan de hand van lezersvragen (STAP 3A), ideale lezer (STAP 2A), gedragsdoel (STAP 1C) en kernboodschap (STAP 2B) leidt al snel tot een andere tekst. Die zie je hieronder.

De kernboodschap: ‘Een bewust gebruik van plastic biedt winstkansen voor mij als ondernemer en voor de leefomgeving van ons allemaal‘.

Zo is de communicatie nu…

Het antwoord op de WAAROM-vraag van de ‘ideale lezer’ zit in de ‘winstkansen’. De tekst moet dus niet gaan over de scan, maar over hetgeen de scan uiteindelijk oplevert.

Geef je eigen teksten meer effect

Wil je weten hoe al die STAPPEN ook voor jou leiden tot teksten met meer effect, verdiep je dan in de methode ‘Drie Denkstappen’ voor tekststrategie. Dat kan individueel en als team. Alle trainingen zijn te boeken als online training via het platform Zoom.us.

Overzicht trainingen

Lekker belangrijk…

14 juni 2015 door Consonante

Alles wat we doen als professional vinden we zelf belangrijk. Gelukkig maar. Logisch ook.

Dat jij je werk, project of doel belangrijk vindt, is prima. Het is echter níet prima, vaak zelfs ongewenst om jouw eigen waarde-oordeel op te dringen aan de lezer van de teksten op jouw website, in je mailing, brochure, profieltekst of sollicitatiebrief. In de marketingcommunicatie gebruiken we ongemerkt vaak bijvoeglijk naamwoorden om ons product aan te prijzen. Niet doen. Laat de lezer zelf een oordeel geven.

Wees zuinig met uitroeptekens

Met een uitroepteken aan het einde van je zin, zeg je feitelijk tegen je lezer: “Dit moet jij belangrijk vinden.” Beter is hem zelf tot die conclusie te laten komen door krachtige argumenten te gebruiken.

Denk vooraf goed na over jouw ‘ideale lezer’ (STAP 2A). Wat weet hij wel/niet? Wat vindt hij van jouw bedrijf, plan of product? Wat wil de ideale lezer van jouw tekst vooral wel en wat wil hij zeker niet… Een concrete profielschets helpt jou bij het kiezen van de juiste woorden.

Of iets voor hem/haar belangrijk is, bepaalt hij liever zelf. Ik kwam een aardig voorbeeld tegen…

Laat u adviseren over de juiste software

Het is erg belangrijk om voorafgaand aan de aankoop van uw software goed advies in te winnen. Advies over welke vorm en soort software het beste aansluit op uw situatie. Dit voorkomt in een later stadium teleurstellingen en noodzakelijke herinvesteringen.

Licentiëring van uw software

Ook licentiëring is erg belangrijk; wordt dit niet goed uitgevoerd en bijgehouden, dan komt u mogelijk voor enorme kosten te staan.

Geef je lezer argumenten

Wil jij dat je lezer iets belangrijk vindt, geef hem dan argumenten daarvoor zónder uit te spreken dat jíj het belangrijk vindt.

Een paar opmerkingen over de tekst hierboven:

de eerste zin is zo vanzelfsprekend, dat je de lezer beledigt
‘goed advies’… wie is ooit op zoek naar ‘slecht advies’?
de tweede zin is ook nogal logisch en voegt niets toe
‘vorm en soort software’… vorm??
het enige argument voor de belangrijkheid lijkt in mogelijke extra kosten te liggen, maar waardoor die kosten ontstaan blijft onduidelijk
‘licentiëring’ is een nogal onaangename term; dat kan anders
ook hier weer alleen dreigende extra kosten als argument voor de belangrijkheid
inhoudelijke argumenten ontbreken volledig

Nieuwe versie van de tekst

Software kopen?

De aanschaf van software en bijbehorende licenties vraagt om deskundig advies. Standaard pakketten bieden namelijk vaak veel meer dan u nodig heeft. Een beperkte versie sluit wellicht voldoende aan op uw behoeften. Daarmee voorkomt u dus onnodige kosten.

Inhoudelijke argumenten

Een inhoudelijke discussie over software is hier niet nodig. Het zinnetje over de ‘standaard pakketten’ biedt de lezer een inhoudelijk argument om zelf te bepalen of hij deskundig advies belangrijk vindt.

Onleesbare teksten

Een ijzingwekkend tekstvoorbeeld uit het onderwijs

Opmerkingen bij de tekst

Onze teksten zijn te lang en onduidelijk

Tekststrategie: eerst keuzes vastleggen, daarná pas schrijven

Ga niet in discussie over de woorden, maar over de keuzes

Waar wordt een lezer blij van?

Video Teksten Bakken

.

Een voorbeeld uit de dagelijkse praktijk

Hoe zorgt tekststrategie voor blije lezers?

Je lezer voelt zich buitengesloten

Lezersvragen bepalen de structuur

Een tekst verbeteren met lezersvragen

Meer voorbeelden

Installatie van ZorgNU-software

Voorbeeld (121 woorden): Architectuur principes

Beoordeling op basis van tekststrategie

Eén tekst voor iedereen, lekker makkelijk

Principes van tekststrategie

Nieuwe versie van de tekst (15 woorden)

Dagelijkse backups

Advies voor jouw team

Eerste reactie

Nieuwe versie

Welke tekst wil jij aanpakken?

ALTERNATIEF

Wie gaat jouw tekst lezen?

Word jij hier blij van?

Zo’n schrijver wil jij toch niet zijn?

Hoe pak je dit aan met tekststrategie?

STAP 2A, ideale lezer

STAP 2B, kernboodschap

Als team aan de slag met tekststrategie

Zo was de communicatie…

Zo is de communicatie nu…

Geef je eigen teksten meer effect

Wees zuinig met uitroeptekens

Laat u adviseren over de juiste software

Licentiëring van uw software

Geef je lezer argumenten

Nieuwe versie van de tekst

Software kopen?

Inhoudelijke argumenten

Tekststrategie is echt een eyeopener

TVF is zeer bruikbaar

Online Training, stap-voor-stap uitvoeren

Toepassing op offertes is verrassend

Tekststrategie geeft focus

Een harde, nuttige confrontatie

Geen schrijfangst meer

Zeer nuttige training

Tekststrategie voor de overheid

Sociaal ondernemer

Consonante Communicatie