De auteur van diverse boeken ontvangt van een ‘gespecialiseerd dienstencentrum’ een specificatie van de vergoedingen voor het gebruik van zijn boeken door onderwijsinstellingen. Hij stelt vervolgens via mail een vraag. “Waarom staan mijn boektitels niet vermeld onder het tabblad Totaaloverzicht Werken?”

“Wat wil je nou eigenlijk zeggen?”

Dit krijgt hij als antwoord.

Geachte heer Duin,

Ik antwoord uw vraag over waarom er geen titels staan vermeld onder het tabblad “Totaaloverzicht werken”.
De eventuele titels die onder het tabblad “Totaaloverzicht werken” staan betreft alleen werken die uitgeleend worden in de Nederlandse bibliotheken en niet de overnames die onderwijsinstellingen gebruiken. Ik zal dit voor u uitleggen.

Wanneer onderwijsinstellingen gebruikt maakt van uw werken wordt er bij elke overname een nieuw werk aangemaakt in onze database. Dit werk wordt weer één-op-één uitgekeerd. Daarna wordt het werk administratief afgesloten. U ontvangt vooraf de uitkering een controlespecificatie of de werken inderdaad correct zijn, u kunt niet aangeven dat er werken ontbreken. Aangezien het gebruik afhankelijk is wat de onderwijsinstellingen gebruiken. Deze werken zijn niet zichtbaar op de portal, aangezien het administratief erg onduidelijk maakt. Er zijn meer onderwijsinstellingen die uw werk gebruikt en dat kan betekenen dat er bijvoorbeeld honderd keer hetzelfde werk staat vermeld op de portal. Maakt het niet overzichtelijk.

Bij leenrecht is dit anders aangezien wel hetzelfde werk wordt uitgeleend. Ik heb gekeken of uw werken worden uitgeleend, maar uw werk is niet bekend in onze database. Maar misschien worden uw werken inderdaad niet uitgeleend. Aangezien de bibliotheken ook uw werken moet aanschaffen.
Ik vertrouw erop u hiermee te hebben geïnformeerd. Mocht u nog vragen hebben, dan hoor ik deze graag van u.

Met vriendelijke groet,

Ans van der Zee

Poetsen aan de buitenkant is zinloos

De auteur, toch zeker geen domme jongen, wrijft zijn ogen uit en leest het antwoord nog een keer. Hij wordt er moedeloos van. Wat is het antwoord op zijn vraag? Waarom staan zijn boektitels niet in het ’totaaloverzicht’. Heb jij het begrepen?

Stel je voor, dat iemand deze mail van Ans vóór verzending had beoordeeld. Die persoon had ongetwijfeld opmerkingen gemaakt over de formulering. Ik doe een voorzet:

• ‘Ik antwoord uw vraag’ moet zijn ‘Ik beantwoord uw vraag’
• …uw vraag over waarom… vervangen door …uw vraag over de vermelding van uw boektitels…
• regel 1: …staan betreft alleen… moet zijn …staan, betreffen alleen…
• ‘Ik zal dit voor u uitleggen.’ vervangen door ‘Ik licht dit toe.’
• ‘Wanneer onderwijsinstellingen gebruikt maakt van..’  vervangen door ‘Als onderwijsinstellingen gebruik maken van…’
• …

Dit ‘poetsen aan de buitenkant‘ is volkomen zinloos en zonde van jouw en mijn kostbare tijd. Dit geneuzel over woordjes en zinnetjes brengt ons niet verder. Vraag liever aan Ans “Wat wil je nou eigenlijk zeggen?”

Wat wil je nou eigenlijk zeggen?

Het antwoord op de vraag ‘Wat wil je nou eigenlijk zeggen?’ is de kernboodschap van de mail. Dit is STAP 2B in de tekstvoorbereiding via de Drie Denkstappen van tekststrategie. De kernboodschap is datgene wat je lezer moet weten, onthouden of delen.

Als Ans het TVF (tool voor tekstvoorbereiding) had gebruikt, dan had ze bij STAP 2B – de kernboodschap voor auteur Duin – ingevuld: Mijn boektitels staan niet in het Totaaloverzicht Werken, omdat de Nederlandse bibliotheken mijn boeken niet uitlenen.

Als Ans een Training Tekststrategie had gevolgd, dan was ze haar mailbericht begonnen met de kernboodschap. Dat maakt een lezer blij. De rest van de tekst volgt dan op basis van de overige lezersvragen in STAP 3A:

• Waar gaat dit over?
• Waarom staan mijn boektitels niet in het overzicht?
• Hoe informeert u mij dan over boeken die de onderwijsinstellingen overnemen?
• Bij wie kan ik aankloppen als ik meer vragen heb?

Het antwoord van Ans komt dan min of meer automatisch tevoorschijn door antwoord te geven op de lezersvragen:

Onderwerp: Vermelding boektitels in de vergoedingenspecificatie

Geachte heer Duin,

In de vergoedingenspecificaties die u van ons krijgt, staan uw boektitels niet vermeld onder het tabblad ‘Totaaloverzicht Werken’, omdat de Nederlandse bibliotheken uw boeken niet uitlenen. Uw boeken waaruit onderwijsinstellingen werk overnemen, vermelden wij uitsluitend op onze facturen aan u.

Heeft u nog vragen, belt u mij dan op 06 1…….

Met vriendelijke groet,

Ans van der Zee

Tekststrategie leidt tot sterke, effectieve teksten

Over dit voorbeeld is nog veel meer te zeggen, maar de kernboodschap van deze TekststrategieTip is hopelijk duidelijk: uitsluitend verbeteringen van de formulering (de ‘buitenkant’) maken een tekst niet duidelijker; tekststrategie met tekstvoorbereiding via het TVF leidt tot een sterke, effectieve tekst waar de lezer blij van wordt.

Wat is het TVF?