Als je na een zorgvuldige tekstvoorbereiding met het TVF in STAP 3 begint met de productie van een tekst, dan is er een wereld aan tips, checklists en bouwplannen beschikbaar. Alleen al over formulering zijn tientallen boeken geschreven.
Veel organisaties hanteren de richtlijnen voor B1-niveau. Prima natuurlijk, maar realiseer je goed dat je dan werkt aan verbeteringen van Stap 3B. Dan ben je aan het ‘poetsen aan de buitenkant‘. Voor structurele verbetering van de effectiviteit en begrijpelijkheid moet je aan de ‘binnenkant’ van de tekst zijn. Die binnenkant leg je vast in Stap 1 en 2 van het TVF, tijdens de tekstvoorbereiding.
Een tip voor de ‘buitenkant’
Studenten krijgen tijdens hun opleiding bijvoorbeeld vaak het advies vermijd passieve constructies (ook wel ‘lijdende vorm’). Dat is mooi, want passieve constructies zorgen voor onduidelijkheid en te lange zinnen. In de praktijk blijkt dit lastig.
Waarom toch zo veel passieve constructies?
Om het vertrouwen in jouw deskundigheid bij de lezer te versterken (STAP 1B van het TVF), gebruik je in een rapport, plan of offerte de derde persoon, tegenwoordige tijd:
Dus in een onderzoeksrapport niet:
“In dit rapport zal worden onderzocht wat de gevolgen zijn van Long-Covid voor…”
In deze zin zit de onderzoeker verstopt als ‘eerste persoon’ in het onzichtbare ‘door mij’. De onderzoeker hoef je nergens te noemen. Zijn of haar naam staat immers op de voorpagina.
Alternatieven:
“Dit onderzoeksrapport beschrijft de gevolgen van Long-Covid voor jongeren…“.
of, sterker nog, de ‘onderzoeker als afzender/schrijver’ of het ‘onderzoeksrapport als middel’ helemaal niet gebruiken:
“De gevolgen van Long-Covid blijken voor jongeren ernstiger dan …”
Je gebruikt in een rapport sowieso niet de toekomstige tijd ‘zal/zullen’. Een rapport is per definitie een tekst, waarin je vastlegt wat achter de rug is. Je rapporteert immers, bijvoorbeeld een onderzoek, event of project. Ook in een offerte is ‘zal/zullen’ niet nodig. Elke lezer begrijpt, dat een offerte werkzaamheden beschrijft die in de toekomst plaatsvinden. In een offerte leg je activiteiten, tijdsduur, kosten en productspecificaties vast.
Dus in een offerte niet:
“De software zal getest worden tijdens de zomervakantie.”
Maar wel:
“De afdeling ICT test de software tijdens de zomervakantie.”
Je gebruikt in een rapport, plan of offerte dus niet de eerste persoon: “Ik heb onderzoek gedaan naar de gevolgen van…” Met het gebruik van de eerste persoon krijgt een tekst al snel het karakter van een gezellig verhaal. De tekst is ‘vertellerig’ en komt niet professioneel en objectief over. In de beoordelingscriteria van opleidingen staat daarom vaak: ‘vermijd zo veel mogelijk de lijdende vorm’.
Deze combinatie van regels:
- geen eerste persoon
- geen passieve constructies / lijdende vorm
blijkt voor veel studenten én professionals lastig. Een passieve constructie lijkt namelijk de enige oplossing om ‘ik’ te vermijden. Aan veel passieve zinnen in onderzoeksrapporten voeg je echter probleemloos ‘door mij’ toe. Dat is dus géén oplossing. ‘Ik’ blijft op deze manier het ‘onzichtbare onderwerp’ van de zin.
Kijk maar eens naar dit voorbeeld uit het hoofdstuk ‘Methode van onderzoek’ van een rapport.
In de tekst hierboven staan:
- 6 passieve constructies (worden + voltooid deelwoord)
- 6 keer onnodig en zelf onjuist zal/zullen
- 3 naamwoordconstructies (o.a. ‘het registreren van’)
Wat is dan wel de oplossing?
OPLOSSING 1: kies een logisch onderwerp voor je zinnen
Als je opdrachtgever (of docent) van mening is, dat je de tekst van een voorstel per se moet uitschrijven in volledige zinnen, kies dan een logisch onderwerp voor je zinnen. Dat is niet ‘de onderzoeker’, want elke lezer weet dat jij (de onderzoeker) het rapport hebt geschreven.
Kies bijvoorbeeld ‘deskresearch’ als onderwerp. Dan krijg je:
- Deskresearch naar literatuur en relevant overheidsbeleid over de registratie van sterfgevallen leidt tot antwoord op de eerste deelvraag.
Heeft de zin niet de onderzoeker als ‘verstopt onderwerp’, maar een andere handelende entiteit? In dit voorbeeld ‘de werkgever’:
- De werkgever verwerkt uitsluitend medisch noodzakelijke gegevens.
(in plaats van ‘Uitsluitend medisch noodzakelijke gegevens zullen door de werkgever verwerkt worden.’
OPLOSSING 2: maak geen zinnen, maar plaats kernwoorden in een tabel
Is de lezer van jouw rapport een drukbezette professional, die beknopte, deskundige antwoorden op zijn vragen verwacht (STAP 2A van tekststrategie) en niet zit te wachten op lange teksten met keurig geformuleerde, lange (passieve) zinnen? In dat geval is een tabel (jouw keuze in Stap 2C, creatieve kapstok) een prima oplossing. Je ZIET in één oogopslag de hoofd- en deelvragen. In de kolommen ‘methode’ en ‘objecten’ geef je in kernwoorden de relevante inhoud. Op deze manier maak je als onderzoeker of student je vakkennis voor iedereen zichtbaar en eenvoudig te beoordelen. Lees ook 10.000 uur tijdwinst + betere feedback…
