Visie & Missie   |   Over Consonante   |   BLOGS   |   Vacatures   |   Contact

Tekststrategie

sterke teksten, blije lezers

You are here: Home / Archives for offertetekst

Deze fout in een offerte maak je nooit meer

door

Tijdens een Training Tekststrategie voor een team van accountmanagers van een ICT-bedrijf analyseren we de tekst van hun standaardbrief bij een offerte.

We lezen daarin de volgende alinea:

Wij benadrukken dat wij over ruime kennis en ervaring beschikken om uw vraag in te vullen. Rattling ICT onderscheidt zich van andere partijen door aan de ene kant haar onafhankelijke positie en aan de andere kant door de kennis en hoge kwaliteit van onze organisatie en medewerkers.

Wat is jouw mening over deze tekst. Welke gevoel roept deze tekst op? Laat het me weten.

Tekststrategie voor offertes

 

Ondertussen, tijdens de training…

De cursisten geven aan zakelijk en formeel te willen communiceren. We analyseren deze tekst op basis van de denkstappen van tekststrategie. We zoeken onder andere antwoord op de volgende vragen:

  • Met welk doel is deze alinea geschreven?
  • Wie is de beoogde lezer? Wat wil en wat vindt deze lezer?
  • Welke boodschap krijgt deze lezer hier?
  • Welk gevoel roept deze tekst op bij de lezer?
  • Wat is vermoedelijk de reactie van de lezer?

Als trainer hoef ik dan mijn mening over de tekst niet meer te geven. Dat doen de cursisten zelf wel.

Pas op met waardeoordelen

Jezelf op de borst slaan, dat is zeker niet iets waar je opdrachtgever blij van wordt.

Deze fout maken de cursisten nooit meer. Hun conclusie is unaniem deze alinea direct te vervangen door een tekst die antwoord geeft op de belangrijkste lezersvragen:

  • “Welk probleem lost Rattling ICT voor mij op?” 
  • “Waarom zou ik dit voorstel met extra aandacht lezen?”.

De volledige, oorspronkelijke brief en de nieuwe versie lees je hieronder.

De oorspronkelijke brief

Na een introductie van tekststrategie aan de hand van voorbeelden gaan de cursisten aan de slag met hun eigen tekst. In dit geval, de standaardbrief van Rattling ICT bij een offerte.

Om misverstanden te voorkomen, Rattling ICT is een verzonnen naam.

Geachte heer De Boer,

Met veel genoegen brengt Rattling ICT op verzoek van Zorginstelling X bijgaand voorstel uit voor het ondersteunen bij het implementeren van NEN7510.

Wij benadrukken dat wij over ruime kennis en ervaring beschikken om uw vraag in te vullen. Rattling ICT onderscheidt zich van andere partijen door aan de ene kant haar onafhankelijke positie en aan de andere kant door de kennis en hoge kwaliteit van onze organisatie en medewerkers.

Voor vragen en nadere toelichting kunt u vanzelfsprekend contact opnemen met Marga of met mij. Marga fungeert gedurende de looptijd van de overeenkomst als uw centrale aanspreekpunt voor de volledige opdracht.

U kunt Marga bereiken via TELEFOONNUMMER en E-MAIL ADRES. Ik ben bereikbaar via +31 (0)6 00 00 00 00 en jurgen@rattling-ict.nl.

Ik vertrouw erop u hiermee een passende aanbieding te doen en zie uw reactie met belangstelling tegemoet.

Tot slot: Rattling ICT wil bouwen aan langdurige relaties met haar klanten. We kijken dan ook uit naar een duurzame relatie en plezierige samenwerking met Zorginstelling X.

Met vriendelijke groet,

 

De nieuwe versie van de brief

De cursisten lezen hun eigen tekst. Vervolgens beoordelen ze de tekst in tweetallen aan de hand van een aantal vragen. De conclusie is dan al snel dat de tekst een stevige opfrisbeurt verdient. ‘Poetsen aan de buitenkant‘ is niet voldoende.

De cursisten gebruiken het TVF om een nieuwe versie voor te bereiden. Hoe je met het TVF werkt, leer je tijdens een training. Het eindresultaat zie je hieronder:

Geachte heer De Boer,

Om de informatiebeveiliging van Zorginstelling X op orde te krijgen en continu te verbeteren ontvangt u ons voorstel voor de inzet van NEN 7510.

De kern van ons voorstel is, dat we zo veel mogelijk gebruik maken van de bestaande werkwijzen en procedures bij Zorginstelling X. We starten met zaken die goed gaan en beter kunnen. Zo boeken we snel voor iedereen zichtbare resultaten.

We adviseren een tweewekelijkse beoordeling en betrekken uw medewerkers bij alle stappen in het traject. Details vindt u in de bijlage.

Gaat u akkoord met ons voorstel, dan is Marga uw vaste contactpersoon binnen Rattling ICT. Haar contactgegevens: marga@rattling-ict.nl en 06 00000000.

Maandag 18 maart neem ik telefonisch contact met u op om dit voorstel te bespreken. Rattling ICT staat in de startblokken voor de uitvoering.

Met vriendelijke groet,

 

Met je eigen offerteteksten aan de slag?

Welke training kies jij?

 

Hoe bied jij een offerte aan?

door

De informatie over tekststrategie bij het aanbieden van een offerte is verplaatst naar de kennisportal op de website van Stichting Sterke Teksten.

Naar de pagina

.

Kanaalkeuze (2D) hangt samen met je gedragsdoel (1C)

Welk middel of kanaal je kiest in STAP 2D om de kernboodschap bij je lezer of toehoorder te laten landen, hangt nauw samen met het gedragsdoel dat je voor ogen hebt. Realiseer je bovendien, dat het onmogelijk is een tekst te schrijven als je niet hebt bepaald op welke manier de tekst bij de lezer terecht komt. Dát is de keuze die je in deze stap maakt.

Effectief communiceren vraagt om lef

Durf keuzes te maken in de enorme hoeveelheid communicatiemiddelen en -kanalen die je tot je beschikking hebt. Houd niet als vanzelfsprekend vast aan een traditie. Effectief communiceren vraagt om lef. Lef om af te wijken van het gebruikelijke. Elke keuze die je in het TVF maakt tijdens de tekstvoorbereiding, betekent per definitie dat je een aantal alternatieven niet gebruikt.

Offerteteksten en tekststrategie

door

Welk gevoel wil je oproepen??

In het geluidsfragment hieronder krijg je een toelichting op het houdingsdoel (STAP 1B van de methode voor tekststrategie) van tekstvoorbereiding.

In deze stap bepaal je het gevoel, de emotie die je wilt oproepen bij je lezer. Vind je dat lastig? Formuleer dan eerst in STAP 2A het profiel van jouw ‘ideale lezer’, de persoon die jij als ontvanger van de boodschap voor ogen hebt. Heb je STAP 2A ingevuld, dan is het gewenste gevoel in STAP 1B gemakkelijker te bepalen. In de e-learning ga je hiermee actief aan de slag.

Meer informatie over de stappen krijg je via het TVF, de digitale tool. In het boek ‘Tekststrategie 2020’ vind je voorbeelden.

Bekijk het boek Tekststrategie

 

TVF aanvragen

 

 

In deze blog lees je welke rol STAP 1B, houdingsdoel bepalen, speelt bij de productie van een offerte. De emotie die jouw tekst bij de lezer oproept is sterk bepalend voor het succes van je offerte. Wat wil jij dat de lezer doet? Welk gevoel is daarvoor nodig?

Het belang van een offertetekst

De communicatiesituatie is bij een offerte altijd min of meer hetzelfde:

  • er is al contact geweest tussen jou als aanbieder en je potentiële opdrachtgever
  • opdrachtgever (ontvanger van je tekst) overweegt serieus met jou in zee te gaan
  • de ontvanger moet ‘alleen nog’ zijn handtekening zetten

Het belang van de teksten in een offerte is groot. Je bent al ver gekomen in het verkooptraject. De klant staat op het punt ‘ja’ te zeggen. Daar zijn toch al je inspanningen op gericht?

Je wilt een goede offerte schrijven. Welk gevoel moet je oproepen (STAP 1B) bij de lezer om te zorgen dat hij of zij uiteindelijk ‘ja’ zegt?

Twee doelen in één tekst, dat botst

In het Boek Tekststrategie vind je een voorbeeld van een offertetekst. Je ziet daarin dat twee doelen in één tekst zorgen voor stijlbotsingen. Je mist daardoor waarschijnlijk beide doelen. Het advies bij dat voorbeeld vat ik hier voor je samen.

Een offerte bestaat uit twee teksten:

    1. een brief/mail waarin jij de relatie met je potentiële opdrachtgever bevestigt of verstevigt; het belangrijkste doel van die tekst is het houdingsdoel (1B): de lezer het gevoel geven, dat je hem waardeert en dat je zijn vraag of probleem goed begrepen hebt; je spreekt hem aan in de tweede persoon;
    2. een bijlage met op de eerste plaats een kennisdoel en een gedragsdoel; je laat je lezer weten wat de afspraken zijn en geeft hem de gelegenheid zijn handtekening te zetten; dit is een objectieve tekst in de derde persoon; de objectiviteit en zakelijkheid creëren een gevoel van deskundigheid, professionaliteit en vertrouwen; vermijd zo veel mogelijk het gebruik van passieve constructies (worden + voltooid deelwoord)

Slaag je erin, je lezer met de brief een goed gevoel te geven, dan bekijkt hij de ‘kille feiten’ in de bijlage met andere ogen. De kans op succes neemt daardoor aanzienlijk toe.

Een voorbeeld van een standaardbrief bij een offerte aangepakt met tekststrategie, zie je op deze pagina ‘Hoe bied jij een offerte aan‘.

Is het zinvol om ook binnen jouw organisatie of afdeling aan de slag te gaan met de effectiviteit van offerteteksten?

Op weg naar sterke offertes

Onthutsend tekstvoorbeeld

door

Bedrijf X krijgt het verzoek van Bedrijf Y een offerte te maken voor de verbetering van de financiële administratie. Bedrijf X produceert een voorstel van 20 pagina’s en verzendt dat voorstel als bijlage bij een (standaard)mailbericht naar Bedrijf Y, de potentiële opdrachtgever.

onthutsend-tekstvoorbeeld

Hieronder lees je het eerste deel van het mailbericht:

Geachte heer Hopmans,

Met veel genoegen brengt Bedrijf X (hierna: opdrachtnemer of ‘wij’ of ‘we’) op verzoek van Bedrijf Y (hierna: opdrachtgever of ‘u’) bijgaand voorstel uit voor het verbeteren van de financiële administratie van opdrachtgever.

Wij benadrukken dat wij over ruime kennis en ervaring beschikken om uw vraag in te vullen. Bedrijf X onderscheidt zich van andere partijen door aan de ene kant haar onafhankelijke positie en aan de andere kant door de kennis en kwaliteit van onze organisatie en medewerkers op het grensvlak van mens, financiën, cultuur en techniek.

Voor…

Opmerkingen:

  • ‘Met veel genoegen‘, welke informatie geef je hiermee aan je lezer? Dat je graag een offerte uitbrengt, dat weet hij heus wel. Ballast.
  • ‘bijgaand voorstel‘ geeft geen informatie over de inhoud van het voorstel; de lezer wil vooral antwoord op zijn vraag ‘waarom zou ik voor Bedrijf X kiezen?’; dat antwoord blijft uit.
  • ‘Wij benadrukken… techniek‘. Bedrijf Y heeft al besloten een offerte te vragen. Welk nut heeft het op dit moment jezelf zo op de borst te kloppen? Het is geen wervende tekst! Bovendien, welke relevante of concrete informatie bevat deze tekst? Géén!

De tweede alinea is onthutsend. Ziet echt niemand binnen Bedrijf X, dat deze tekst waardeloos is en hoogstwaarschijnlijk zelfs averechts werkt? Wie leest nog kritisch de ‘standaardteksten’? Niemand waarschijnlijk. Daarvoor hebben we het allemaal veel te druk…

Realiseer je goed, dat je lezer één uniek persoon is. Hij of zij krijgt bij een offerte graag het gevoel bijzonder te zijn (STAP 1B van tekststrategie: houdingsdoel). Zorg dat de brief tot dat gevoel leidt. Zo’n gevoel beïnvloedt sterk de beoordeling van de offerte.

De brief bij een offerte is bepalend voor het gevoel waarmee de ontvanger de offerte beoordeelt.

ALTERNATIEF

Gebruik je tekststrategie, dan overweeg je eerst alle aspecten van de communicatiesituatie. Je maakt keuzes, legt die vast in het TVF en formuleert vervolgens lezersvragen (STAP 3A van de methode voor tekststrategie, Drie Denkstappen):

  1. Waar gaat dit over?
  2. Wat is de oplossing van Bedrijf X?
  3. Waarom zou ik dit voorstel met extra aandacht lezen?
  4. …

De tekst voor het mailbericht rolt dan min of meer vanzelf tevoorschijn door antwoord te geven op de lezersvragen:

Geachte heer Hopmans,

Om de financiële administratie van Bedrijf Y te verbeteren ontvangt u ons voorstel voor de implementatie van de tool FINANCE2020.

De kern van ons voorstel is, dat we gebruik maken van bestaande werkwijzen bij uw bedrijf. Zaken die goed lopen, pakken we eerst aan. Zo ervaart iedereen direct verbeteringen. We presenteren daarvoor een systematisch beoordelingsproces. Details vindt u in ons voorstel (bijlage).

Wil je met jouw team een ‘standaardtekst’ kritisch beoordelen en eventueel herschrijven?

Teamtraining
  • "Wat een eyeopener: vanaf de basisschool zijn we gewend dat een tekst pas beoordeeld wordt als die klaar is. Dat is te laat. Nu snap ik precies waarom. Het is zo logisch: eerst eigenschappen vastleggen en bespreken en daarna pas schrijven..."
    Tekststrategie is echt een eyeopener
  • "De uitleg en de oefeningen in de training zijn goed, stapsgewijs alles bij langs met behulp van het TVF. Echt zeer bruikbaar!"
    TVF is zeer bruikbaar
  • “De online training is het meest zinvol als je 1 stap per keer instuurt en dan de reactie vergelijkt. Ik heb meer tegelijkertijd ingestuurd en achteraf zou ik dat niet meer zo doen. Het leereffect is groter als je per stap instuurt.”
    Online Training, stap-voor-stap uitvoeren
  • “Beste Marian, je hebt een goed doordachte en opbouwende training, waarbij de humor nooit ver weg is. Goed uitgewerkte en onderbouwde (boek!) systematiek. De toepassing voor offertes is verrassend. Groet, Robert”
    Toepassing op offertes is verrassend
  • “De Training Tekststrategie geeft je een verfrissende blik op schrijven van teksten maar ook andere presentatievormen. Tekststrategie helpt je te focussen op wat je je lezers echt wilt meegeven.”
    Tekststrategie geeft focus
  • “De belangrijkste winst uit deze training is voor mij als senior adviseur, dat ik me nu realiseer dat ik – wat teksten betreft – mijn hele leven al onbewust onbekwaam was. Deze confrontatie was hard, maar zeer nuttig. Nu weet ik hoe we de dagelijkse én de standaard teksten in onze organisatie kunnen versterken.”
    Een harde, nuttige confrontatie
  • “Hoi Marian, hartstikke bedankt dat je mij een hardcopy van je boek hebt gestuurd. Na het volgen van jouw webinar heb ik je techniek direct toegepast en het heeft me echt geholpen van mijn schrijfangst af te komen.”
    Geen schrijfangst meer
  • “Ik zie als groot voordeel dat de Training Tekststrategie in het team een gezamenlijke ‘taal’ heeft opgeleverd om over teksten te praten. Je presentatiestijl is erg prettig. Je bent gericht op de inhoud en de didactiek van de training. Je ervaring als docent is voelbaar.”
    Zeer nuttige training

Tekststrategie voor de overheid

De projectgroep Direct Duidelijk van het ministerie van Binnenlandse Zaken biedt sinds het voorjaar van 2021 de tool TVF voor tekststrategie aan via het menu 'hulpmiddelen' op de website.

Naar Direct Duidelijk

Sociaal ondernemer

Ontwikkelaar van de methode voor tekststrategie is Marian Stoppelenburg. Vanuit de visie dat ieders boodschap aandacht verdient, is de tool TVF en de online Introductie Tekststrategie gratis beschikbaar.

Profiel Marian

Consonante Communicatie

De missie van Consonante Communicatie is de wereld mooier te maken door mensen met elkaar in contact te brengen. Sterke teksten zijn daarbij onmisbaar.

Consonante