De belofte van tekststrategie is, dat je vanuit een andere invalshoek leert kijken naar je eigen teksten en naar de teksten van anderen. Zo leer je effectiever schrijven, presenteren en communiceren. Dit zorgt voor een enorme tijdwinst voor jou en de lezers van jouw teksten. Versie 3, versie 4, versie 5… Dat behoort tot het verleden.

In deze blog laat ik je zien wat onlangs gebeurde met een tekst tijdens een Training Tekststrategie voor een team ICT’ers van een zorginstelling.

STAP 2A van de methode voor tekststrategie ‘Drie Denkstappen’ betreft de keuze die jij als schrijver maakt voor de ‘ideale lezer‘. Het gaat hierbij om durven kiezen voor een specifieke lezer. Voor wie is jouw tekst bedoeld? Doe je dat niet en schrijf je één tekst voor twee of meer verschillende lezers, dan neemt het effect gegarandeerd af.
–

Vraag de tool aan

–

Installatie van ZorgNU-software

In het voorbeeld hieronder over ZorgNU-software (fictieve naam) zie je een paragraaf uit een advies van de afdeling MICT aan de zorgmanager. Let op de titel van deze paragraaf. Een lezer verwacht iets te lezen over architectuurprincipes. Toch?

Voorbeeld (121 woorden): Architectuur principes

Bij de installatie van de ZorgNU software blijkt dat er een complete SQL server / database lokaal geïnstalleerd wordt. Dit is voor ICT niet wenselijk in verband met de doelstelling om geen data lokaal op werkstations op te slaan. Dit heeft te maken met het feit, dat er geen automatische backups worden gemaakt van werkstations.

De voorkeur van ICT is dat de database op een aparte (gedeelde) server geïnstalleerd wordt. Deze server wordt dan dagelijks gebackupped en gemonitord door de beheerders van ICT. In de pilot fase is de ZorgNU software op een Special Client (SC) geïnstalleerd. Dit heeft niet de voorkeur. Bij voorkeur wordt de software op een Medium Client (MC) beschikbaar gemaakt. Hiervoor zal deze echter gevirtualiseerd moeten worden.

Beoordeling op basis van tekststrategie

Het rapport is bedoeld – zo vertellen de cursisten van de Afdeling MICT – voor de zorgmanager die antwoord wil op zijn vragen over de software ZorgNU.

Kijk je alleen naar de ‘buitenkant’ van de tekst, dan verspil je je tijd aan verbetering van spelfouten (o.a. gebackupped) en eliminatie van passieve constructies (7x). Dit levert geen wezenlijke verbetering op van de effectiviteit van de tekst.  Poetsen aan de buitenkant is zinloos.

Kijk liever naar deze tekst vanuit de positie van de zorgmanager. Op welke ‘lezersvragen‘ geeft bovenstaande tekst antwoord? Zijn dat vragen van een zorgmanager die advies verwacht van ICT over het gebruik van de software ZorgNu? Is de zorgmanager geïnteresseerd in ‘architectuur principes’ of in de technische details van data-opslag?

Eén tekst voor iedereen, lekker makkelijk

Alhoewel de tekst in principe niet voor betrokken ICT’ers bedoeld is, krijgen zij die toch in hun mailbox. Dat lijkt lekker makkelijk, alle informatie voor iedereen in één tekst. De lezer moet zelf maar uitzoeken wat voor hem bedoeld is. Bij deze paragraaf verwacht de ICT’er antwoord op de vraag ‘Wat zijn de architectuurprincipes’? Wel een beetje vreemd. Je mag verwachten dat de ICT’er die principes kent.

Hoe dan ook, we kijken toch even naar de inhoud van deze paragraaf. In de tweede zin zit één principe verstopt: geen data op lokale werkstations. De rest van de tekst brengt geen ‘architectuur principes’ in beeld, maar bevat technische suggesties (3 x ‘voorkeur’) die samen een advies lijken te vormen. Er staat verder iets over ‘backups’, ‘clients’ en een ‘pilot’, waar geen enkele lezer blij van wordt. Met een gevoel van verwarring of ergernis schuift de lezer het stuk waarschijnlijk ter zijde.

Principes van tekststrategie

Een beoordeling zoals hierboven is een onderdeel van de Training Tekststrategie. Een team levert vooraf een eigen tekst aan als input voor de training. De cursisten maken kennis met de principes van tekststrategie. Met die kennis bewapend beoordelen ze vervolgens hun eigen tekst. Het wordt dan snel duidelijk op welke punten de tekst faalt. In dit voorbeeld is de belangrijkste conclusie van de cursisten, dat het één tekst is voor drie totaal verschillende lezersgroepen. Dat werkt niet.

Verbeteren is dan geen kwestie van ‘poetsen aan de buitenkant‘. Toepassing van de ‘Drie Denkstappen’ van tekststrategie leidt al snel tot een nieuwe tekst voor de zorgmanager.

Bij STAP 2A stel je bijvoorbeeld vast, dat de ‘ideale lezer’ geen interesse heeft in technische details. Deze lezer wil ZorgNU software in gebruik nemen op de afdeling. De ‘architectuur principes’ zijn voor de lezer hooguit van belang om het advies van ICT te accepteren. Zelfs dat is nog twijfelachtig. Deze hele paragraaf lijkt dus overbodig. De zorgmanager vindt vooral een dagelijkse backup belangrijk.

Nieuwe versie van de tekst (15 woorden)

De beoordelen en analyse via tekststrategie leidt tot een totaal andere tekst van 15 woorden, slechts 12% van het aantal woorden in de oorspronkelijke tekst.

Dagelijkse backups

ICT installeert de ZorgNU software conform de organisatiebrede architectuurprincipes. Deze aanpak garandeert een dagelijkse back-up.

–

Advies voor jouw team

Is er binnen jouw team sprake van (standaard)teksten, waar de lezers niet blij van worden?

Ga niet zitten prutsen en ruziën over de ‘buitenkant’ van de tekst. Stel elkaar de juiste vragen. Hanteer de denkstappen van tekststrategie. Gebruik het TVF (tekstvoorbereidingsformulier) en produceer een nieuwe tekst. In veel gevallen leidt dat tot twee of drie veel kortere teksten waar twee of drie totaal verschillende lezers blij van worden. Ervaar het zelf tijdens een Training Tekststrategie met jouw team.

Offerte aanvragen